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3 raisons de créer vos devis avec un logiciel professionnel

Pour une entreprise, la productivité est un des facteurs clés de la réussite surtout dans le milieu du BTP ou l’essentiel du travail se passe sur le terrain. Les artisans jonglent quotidiennement entre plusieurs projets et chantiers à la fois. Les tâches administratives doivent être réalisées rapidement et efficacement.

D’où l’intérêt d’utiliser un logiciel adapté à son secteur d’activité comme un logiciel de devis et facture pour les artisans du bâtiment. Découvrez dans cet article, les trois raisons d’utiliser un logiciel professionnel spécialisé pour votre secteur d’activité.

separateur outil créer devis adapté

1. Un outil adapté à votre activité

Utiliser un logiciel pour les artisans du bâtiment implique de nombreuses spécificités propres à l’activité d’artisan. Tous les métiers n’ont pas les mêmes besoins en matière de facturation. De la même manière que si vous êtes seul ou bien vous avez plusieurs salariés au sein de votre entreprise, vous devrez choisir un logiciel compatible à la taille de votre société.

D’où l’importance d’utiliser un logiciel adapté à votre entreprise qui propose des fonctionnalités plus adaptées à votre corps de métier du type :

  • Création de devis et factures spécialisés pour le bâtiment (Génération de facture d'acompte, facture intermédiaire, facture d’avancement, remise CEE, retenue de garantie).

  • Suivi de votre activité grâce à un tableau de bord (infos sur votre chiffre d'affaires, clients à relancer, etc.).

  • Compatibilité avec un logiciel de chiffrage.

  • Création et importation de bibliothèques d’ouvrages BTP, de fourniture et main d’œuvre.

  • Suivi de chantier et suivi des chantiers et des clients.

  • Génération de document comptable.

Les logiciels professionnels du bâtiment offrent une polyvalence et un gain de temps aux artisans. Certains logiciels sont compatibles sur tous les appareils (Mac, PC, tablette et smartphone) ce qui vous permet d’utiliser votre outil de facturation sur vos chantiers, chez vos clients ou au bureau.

Ainsi, non seulement, vous pouvez créer vos documents n'importe où, mais vous pouvez suivre la performance de votre entreprise en temps réel grâce au tableau de bord qui y est intégré.

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2. Un outil qui améliore votre image

Les logiciels de devis et factures améliorent votre image auprès de vos clients. Ils vous aident à créer des documents attractifs pour vos clients qui par la suite pourront sans aucun doute vous recommander auprès de leur proche.

En utilisant un logiciel de devis et factures professionnel, vous avez l'assurance que vos documents comportent les éléments obligatoires à compléter pour qu'ils soient légalement recevables. De ce fait, vos documents doivent comporter les mentions suivantes :

  • Une mention manuscrite « devis reçu avant l'exécution des travaux » et être daté et signé de la main du client

  • La date du devis et la durée de validité de l'offre

  • Le nom, la raison sociale et l'adresse de l'entreprise (n° de téléphone et adresse électronique)

  • Le statut et la forme juridique de l'entreprise

  • Le numéro au Répertoire des métiers (n° Siren + RM + n° du département d'immatriculation)

  • Le numéro individuel d'identification à la TVA, sauf auto-liquidation de la TVA

  • Le nom et l'adresse du client

  • La date de début et la durée estimée des travaux ou de la prestation

  • Le décompte détaillé (et description) de chaque prestation, en quantité et en prix unitaire

  • Le coût de la main d'œuvre (prix horaire ou forfaitaire)

  • Les modalités de paiement, de livraison et d'exécution du contrat

  • La somme globale à payer HT et TTC, en précisant les taux de TVA applicables

  • Le montant de l'acompte à payer lors de l'acceptation du devis

De plus, la plupart des logiciels proposent aussi des fonctionnalités de personnalisation. Vous pouvez donc éditer tous vos documents à votre convenance afin de personnaliser ces derniers à l’image de votre entreprise.

Ainsi, vos clients reçoivent des devis et factures professionnels, à l’image de votre société, qui sont nets et précis, ce qui évite les allers-retours de document entre vos clients et vous-même. Car l’objectif principal de ces logiciels est de vous rendre plus efficace et donc de signer davantage de chantiers.

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3. Un outil qui vous permet de gagner du temps

La gestion des tâches courantes peut empiéter sur votre activité principale et ainsi nuire à votre efficacité ou bien empiéter sur votre vie personnelle. Choisir un logiciel professionnel, c'est aussi profiter d'une solution qui :

  • Centralise : vous ne perdrez plus de temps à retrouver un devis, un numéro de client. Toutes ces informations sont accessibles à un seul et même endroit. D'autant plus que beaucoup de logiciels de devis et factures vous permettent d'appliquer des filtres (par exemple : filtrer les devis à relancer). Un bon moyen d'améliorer votre organisation.

  • Automatise certaines actions : terminer les copiers /collers, terminer le fait de devoir tirer une formule pour calculer son prix sur Excel ou prendre sa calculette. Avec un logiciel professionnel, les calculs se font automatiquement et en quelques clics vous réalisez un devis en fonction de vos différentes prestations.

En plus d’un gain de temps, ces logiciels permettent de réduire fortement le risque d’erreurs. Cela concerne notamment :

  • Le report du taux de TVA applicable en fonction du statut de l'artisan
  • Le calcul des montants dus (HT et TTC)
  • Le calcul des acomptes
  • L'application des éventuelles remises, remise CEE, les retenues de garantie.

Si vous créez vos documents à la main ou bien si vous utilisez des logiciels du type "Excel". Vous avez dû vous rendre compte qu’une erreur de calcul est vite arrivée en appliquant votre taux de TVA entre 20%, 5,5% ou même 10%. Et si vous n’êtes pas à l’aise avec l'administration tout court, préparez-vous à perdre du temps. De ce fait, si vous vous engagez pour une prestation sur laquelle vous appliquez un taux de TVA erroné, vous courrez le risque d'être redressé. Le grand risque est donc de facturer à tort la TVA, de vous faire perdre du temps à éditer un avoir et de faire perdre du temps à vos clients tout comme à votre comptable.

Avec un logiciel professionnel, en plus de gagner du temps, de vous aider dans la gestion de vos chantiers et vous éviter de faire des erreurs, vous allez pouvoir en faire profiter les autres !

D'où l'intérêt d’utiliser un logiciel de devis et factures spécifique à votre corps de métier qui calcule tout à votre place, tout en donnant un accès à votre comptable afin qu'il puisse s’assurer du bon fonctionnement de votre facturation.

En effet, certains logiciels ont une fonctionnalité de multi-utilisateur qui permet d'inviter des personnes internes ou externes à votre société afin qu'elles puissent accéder au logiciel avec des droits limités. Une fonctionnalité très utile si vous avez des commerciaux au sein de votre entreprise, ainsi chacun pourra réaliser des devis et factures sous son nom. Comme stipulé plus haut cela peut-être aussi utile pour votre comptable, en lui donnant un accès, il pourra venir chercher les informations qui peuvent l'intéresser.

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Chez Simplebo, nous recommandons à nos clients le logiciel Tolteck, un logiciel de devis et factures spécialisé pour les artisans du bâtiment. La création du compte est gratuite et un support vous est dédié et illimité.

N’hésitez pas à l'essayer gratuitement, une période d’essai d’un mois vous est offerte afin de vous assurer que celui-ci est compatible avec votre activité ou bien demandez directement une formation gratuite avec un expert Tolteck.

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Sonia
Article écrit avec passion par
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