Nos 15 outils de gestion indispensables pour les indépendants

Internet est plein de ressources, alors ne passez pas à côté des logiciels les plus efficaces. Découvrez 15 outils en ligne pour améliorer la gestion de votre activité !

Être indépendant ou gérer son entreprise est une aventure aussi enrichissante qu’épuisante. Nos 8 000 clients nous le disent chaque jour !

Heureusement, des outils et logiciels voient de plus en plus le jour pour vous aider à gérer d’une main de maître votre activité. Administration, finance, comptabilité, prise de note, gestion de fichiers, sécurité… des outils existent pour vous simplifier la vie, gagner en efficacité et éviter les erreurs ! 

Tour d’horizon de 15 outils qui pourraient vous changer la vie (ni plus, ni moins) : 

1. Les outils de gestion de compétition
   • Faciliter la facturation
   • Suivre vos dépenses
2. Les outils pour une organisation de qualité
   • Gérer votre temps
   • Ranger ses fichiers
   • Gérer ses projets

1. Être un pro de la gestion

Faciliter la facturation

Les outils de facturation sont indispensables pour les professionnels indépendants. Ils permettent de créer et d'envoyer des factures facilement et rapidement.

• Factomos est une solution simple et efficace pour les factures, avec des modèles préfabriqués et un système de suivi des paiements.
  
  
• Zervant propose également une solution de facturation gratuite et facile d'utilisation.
  
  
• QuickBooks est quant à lui un outil plus complet qui permet de suivre vos revenus et vos dépenses, de gérer les factures et les paiements, et même de préparer les déclarations fiscales.

Avantages :

• Facilite la création de factures,
• Permet un suivi des paiements et des revenus,
• Aide à la préparation des déclarations fiscales. 

Inconvénients :

• Peut être coûteux pour les petites entreprises,
• Certains outils peuvent être compliqués à utiliser pour les débutants. 

Prix :

• Factomos est disponible à partir de 9,90 €/mois. 
• Zervant propose une solution gratuite ainsi que des formules à partir de 7 €/mois. 
• QuickBooks est disponible à partir de 10 €/mois.
  
  

Suivre vos dépenses

Les outils de suivi des dépenses sont un excellent moyen de garder un œil sur leurs dépenses et de les catégoriser facilement.

• Expensify est une solution populaire qui permet de photographier les reçus et de les ajouter automatiquement à la liste des dépenses.
  
  
• Dext propose de son côté un service similaire avec des outils de gestion de factures et de comptabilité.
  
  
• Enfin, Zoho Expense est un outil de suivi des dépenses avec des fonctionnalités de création de rapport et de gestion des notes de frais.

Avantages :

• Permet un suivi des dépenses facile et efficace,
• Évite les pertes de reçus et facilite la comptabilité, 
• Permet de catégoriser les dépenses. 

Inconvénients :

• Ces outils demandent une certaine rigueur, il faudra un temps d'adaptation à vous et vos équipes pour en faire un réflexe, 
• Peut être fastidieux de prendre en photo chaque reçu.

Prix :

• Expensify est disponible à partir de 5 €/mois/utilisateur.
• Dext propose une version de base à 9 €/mois/utilisateur.
• Zoho Expense est gratuit pour un utilisateur unique.  

2. Devenir un as de l’organisation

Gérer votre temps

Le sujet primordial des professionnels indépendants : le temps. Vous n’en avez pas en illimité, alors utiliser un outil de gestion du temps est très attrayant pour optimiser votre emploi du temps.

• Toggl est une solution populaire qui permet de suivre le temps passé sur chaque tâche et de générer des rapports détaillés.
  
  
• RescueTime propose un service similaire avec des fonctionnalités de blocage de sites web distrayants.
  
  
• Harvest est un autre outil de suivi du temps qui propose des fonctionnalités de facturation et de gestion de projet.

Avantages :

• Permet un suivi précis du temps de travail, 
• Permet d'identifier les tâches chronophages et d'optimiser l'emploi du temps. 

Inconvénients :

• Ces outils sont principalement en anglais, 
• Parfois trop compliqué de chronométrer chaque tâche. 

Prix :

• Toggl est disponible gratuitement pour un utilisateur unique, avec des fonctionnalités avancées à partir de 10 €/mois/utilisateur.
• RescueTime propose une version de base gratuite et une version Premium à partir de 9 €/mois/utilisateur.
• Harvest est disponible à partir de 12 €/mois/utilisateur.

Ranger ses fichiers

Les outils de gestion de fichiers vous permettent de stocker, d'organiser et de partager facilement vos fichiers en ligne.

• Dropbox est une solution populaire qui permet de stocker des fichiers dans le cloud et de les partager avec des collègues et des clients.
  
  
• Google Drive est une alternative gratuite proposée par Google, qui permet de stocker des fichiers en ligne et de les partager avec des collaborateurs.
  
  
• Box est un autre outil de gestion de fichiers qui propose des fonctionnalités de collaboration et de partage de fichiers.

Avantages :

• Stockage et organisation des fichiers en ligne, 
• Facilite le partage de fichiers avec vos collaborateurs. 

Inconvénients :

• En formule gratuite, l'espace de stockage est limité. 

Prix :

• Google Drive est gratuit pour une personne, puis au prix de 11,50 €/mois/utilisateur. 
• Les abonnements Dropbox débutent à 9,99 €/mois. 
• Box est gratuit pour une personne, puis accessible à partir de 9 €/mois. 

Gérer ses projets

Organiser votre travail, suivre les tâches et collaborer avec d'autres personnes : des missions de première importance que proposent les outils de gestion de projet.

• Trello est une solution de gestion de projet visuelle qui permet de créer des tableaux et des cartes pour organiser les tâches. 
  
• Asana est un autre outil de gestion de projet populaire qui permet de suivre les tâches et les projets en temps réel. 
  
• Notion est un outil de gestion de projet qui permet de suivre les tâches, les projets et les ressources en temps réel avec des tableaux de bord visuels et personnalisables.

Avantages :

• Aide à organiser le travail et à suivre les tâches,
• Permet la collaboration avec d'autres personnes,
• Offre une visibilité en temps réel sur les projets. 

Inconvénients :

• Certains outils peuvent être coûteux pour les petites entreprises,
• Peut nécessiter une certaine courbe d'apprentissage pour les nouveaux utilisateurs. 

Prix :

• Trello est disponible gratuitement avec des fonctionnalités limitées, mais une version premium est disponible à partir de 9,99 €/utilisateur/mois.
• Asana propose une version de base gratuite ainsi qu'une version premium à partir de 10,99 €/utilisateur/mois.
• Notion est accessible gratuitement pour un utilisateur, puis à partir de 10 €/utilisateur/mois.

Avec ces outils, organisation et gestion n’auront plus de secrets pour vous !

Par la suite, il faudra passer à l’étape suivante, et établir à une stratégie et des actions pour trouver plus de clients, mais aussi pour développer votre activité grâce au Web.