Comment mieux gérer un cabinet médical ou un centre de bien-être ?

Gérer un cabinet n'est pas toujours chose aisée. C'est pourtant primordial pour fidéliser vos patients et en trouver de nouveaux. Suivez nos conseils pour améliorer durablement la gestion de votre centre de bien-être ou cabinet médical. 

L'exercice professionnel, et notamment pour les professions libérales, dépasse le cœur de métier du praticien de santé. Il est alors nécessaire d'assurer une gestion globale de l'activité. Au-delà des outils et services utiles pour se faire connaître tels qu'un site internet professionnel ou une fiche sur un annuaire spécialisé, il faut notamment gérer au quotidien :

• Les rendez-vous
• La facturation et la comptabilité
• La gestion des données et la communication

Tout en tenant compte des réglementations spécifiques applicables à chacun de ces domaines.

Si le "papier" est une solution possible, elle ne vous permet pas d'optimiser votre temps de gestion globale afin de vous consacrer à votre pratique.

Pour améliorer cette gestion du quotidien, des services existent et sont dédiés aux praticiens de santé et du bien-être : ce sont souvent des logiciels, mais aussi des prestataires externes, parfois spécialisés, tels que les cabinets comptables ou les télésecrétariats externes.

En travaillant avec ces logiciels et ces services, on constate qu’il existe 4 axes d'optimisations pour un cabinet de praticien de santé ou un centre de bien-être.

Sommaire interactif : 

1. Réduire le temps de gestion des rendez-vous
2. Faciliter la collecte des informations et la sécurisation des données
3. Améliorer le traitement de la facturation
4. Optimiser les éléments de communication

1. Réduire le temps de gestion des rendez-vous

La bonne gestion des rendez-vous n'est généralement pas assez pris en considération. Mais cela peut vous apportera un gain de temps conséquent que vous pourrez mettre à profit pour développer de votre patientèle ou encore le consacré à d'autres tâches passées aux seconds plans, mais elles aussi importantes.

Pour réussir cet objectif, il existe 2 solutions :

• En utilisant un agenda qui s'adapte à votre organisation et non l'inverse (que ce soit pour des rendez-vous de groupe ou individuel, une gestion de salles, d'intervenants, de lieux, de ressources, ou encore par type et sous-type de rendez-vous) et qui permet la prise de rendez-vous en ligne. Cette dernière fonctionnalité est de plus en plus utilisée et vous fait gagner du temps (moins de temps passé au téléphone, moins de messages sur le répondeur à gérer).
  
  
• En faisant appel à un prestataire de télésecrétariat externe, et si possible connaissant votre pratique afin d'offrir qualité d'écoute et réponse adaptée aux demandes.

Les 2 solutions se complètent : cela permet de réduire la facture d'un service de télésecrétariat, et les patients apprécient de plus en plus d'avoir la possibilité de choisir eux-mêmes leurs rendez-vous par la prise de rendez-vous en ligne.

À savoir

MDSL est spécialisé dans les solutions d'agenda en ligne, vous pouvez tester la solution d'agenda en ligne MDSL en cliquant sur le lien.

2. Faciliter la collecte des informations et sécuriser les données

Pour le bon suivi de votre activité, vous notez des informations concernant le patient. Que ces données soient nombreuses ou non, vous ne perdrez pas de temps (par rapport à une saisie sur papier) si le logiciel présente une interface adaptée à votre démarche et à votre activité et/ou qui peut s'adapter à celle-ci, permettant ainsi une saisie rapide des informations.

Il est possible de collecter des informations préalablement au rendez-vous (par des questionnaires à remplir en ligne, ou encore faire signer un devis, un consentement…). Cette technique vous fera gagner du temps lors de la réception du patient.

Si vous utilisez des services en ligne pour le stockage de ces données personnelles, il vous faut notamment utiliser un hébergement certifié Hébergement de Données de Santé (HDS).

L'enregistrement et le traitement des données à caractère personnel, qu'elles soient sur support papier ou numérique, sont soumis au respect du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

On distingue différents modes d'enregistrement des données :

• Enregistrement papier : le praticien est responsable du traitement, de la protection et de l'accès aux données
  
  
• Enregistrement numérique :
  • Soit par stockage local : sur un ordinateur personnel (PC, tablette, Mobile, enregistreur vocal), le praticien est responsable du traitement, de la protection et de l'accès aux données.
  • Soit par stockage distant : le praticien est responsable du traitement, il fait appel à un sous-traitant qui assure le stockage distant. Le sous-traitant est responsable de la mise en œuvre des moyens nécessaires et suffisants pour réaliser la protection des données, et le responsable du traitement gère l'accès et le droit de modifications et de suppression pour les patients.

L’article L.1111-8 du code de la santé publique relatif à l’hébergement de données de santé a pour objectif d’organiser et d’encadrer la conservation et la restitution des données de santé à caractère personnel recueillies à l’occasion d’activité de prévention, de diagnostic, de soin ou de suivi social et médico-social, dans des conditions propres à garantir leur confidentialité et leur sécurité.

Ainsi, la réglementation impose en France un hébergement certifié HDS (Hébergement Données de Santé) pour stocker les données personnelles de santé.

Dès lors que cet hébergement certifié est utilisé, et en tant que responsable du traitement, vous avez mis en place les garanties suffisantes pour la protection des données personnelles de santé.

Quelles implications pour les solutions métiers ?

Quel que soit le support, le praticien doit utiliser de bout en bout du processus les outils permettant de respecter ses obligations en tant que responsable du traitement des données personnelles. Du rendez-vous, à la gestion financière, en passant par la communication et la gestion du dossier patient, il faut penser à toutes les étapes.

• Dans le cas du support papier ou ordinateur personnel sans stockage externe :
  Le praticien gère la création, la protection, les modifications et les droits des patients. Il doit s'assurer que personne ne puisse accéder à ces données, ce qui n'est pas si simple, notamment avec le stockage sur un ordinateur personnel qui, la plupart du temps, est connecté à Internet.
  
  
• Dans le cas du support externe :
  Le praticien fait appel à un sous-traitant pour le stockage des données. Cette solution est de plus en plus utilisée pour les facilités de gestion de l'activité qu'elle représente. Plus de sauvegarde et ni de protection des données à gérer directement par le praticien, et apport d'outils de mise en relation avec le patient qui facilite la gestion : rendez-vous, documents divers potentiellement échangeables ou transmissibles (factures/devis, questionnaire, consentement, conseils, dossier patient…), etc.

La solution stockage externe doit protéger les données, et tout échange de ces données entre le praticien et le patient doit se faire dans un cadre sécurisé, celui du stockage certifié HDS.

Par exemple, un échange de données par e-mail n'est en général pas sécurisé (sauf solution avec clé de cryptage privée et authentification par un tiers, mais relativement peu mis en place et utilisé).

La solution consiste à réaliser tous les enregistrements et tous les échanges de toutes les données dans cet espace sécurisé certifié HDS :

• La prise de rendez-vous (par vous-même, un secrétariat ou par vos patients)
• La collecte d'informations personnelles (par des questionnaires en ligne ou la validation du consentement éclairé)
• La transmission de documents (conseils, informations, factures, dossier patient)
• Les échanges (messagerie et communication) avec le patient

Par exemple, la solution proposée par notre partenaire MDSL permet de réaliser l'ensemble de la gestion de patient et des échanges liés à cette gestion dans un cadre certifié HDS.

3. Améliorer le traitement de la facturation

Le facturier à souche reste encore très utilisé (facture rapidement établie notamment). S'il respecte la réglementation (par la numérotation suivie de facture, entre autres) il ne permet pas un suivi financier aisé. De nombreuses solutions logicielles permettent aujourd'hui d'émettre une facture en "1 ou 2 clics de souris" et vous facilitent ainsi la gestion financière de votre activité.

Les fonctionnalités qui vous seront utiles pour réaliser votre suivi financier sont, outre la facturation numérotée et suivie, la gestion de forfait, le suivi des impayés, des moyens de paiement, ou encore la gestion du compte bancaire professionnel (dépôts automatisés des chèques et remise d'espèces, édition des fichiers comptables, gestion dépenses recettes, simulation de 2035, ...).

4. Optimiser les éléments de communication

S’il n'est pas question ici de submerger vos patients de messages, ils apprécieront de recevoir par exemple des rappels de rendez-vous personnalisés, ou encore des informations de suivi post consultation. L'automatisation de ces divers messages est possible et ne vous fera pas perdre de temps.

Des solutions proposent également des “compte patient”, qui sont des espaces personnels sécurisés sur lesquels vous mettrez à disposition de vos patients leurs factures, des documents d'information ou encore une interface de communication, afin de personnaliser un peu plus votre communication avec vos patients.