Comment mieux gérer votre cabinet médical ou un centre de bien-être ?

Gérer un cabinet n'est pas toujours chose aisée. C'est pourtant primordial pour fidéliser vos patients et en trouver de nouveaux. Suivez nos conseils pour améliorer durablement la gestion de votre centre de bien-être ou cabinet médical. 

L'exercice professionnel, et notamment pour les professions libérales, dépasse le cœur de métier du praticien de santé. Il est alors nécessaire d'assurer une gestion globale de l'activité. Au-delà des outils et services utiles pour se faire connaître tels qu'un site internet professionnel ou une fiche sur un annuaire spécialisé, il faut notamment gérer au quotidien :

• Les rendez-vous
• La facturation et la comptabilité
• La gestion des données et la communication

Tout en tenant compte des réglementations spécifiques applicables à chacun de ces domaines.

Si le "papier" est une solution possible, elle ne vous permet pas d'optimiser votre temps de gestion générale afin de vous consacrer à votre pratique.

Pour améliorer cette gestion du quotidien, des services existent et sont dédiés aux praticiens de santé et du bien-être : ce sont souvent des logiciels, mais également des prestataires externes, parfois spécialisés, tels que les cabinets comptables ou les télésecrétariats externes.

En travaillant avec ces logiciels et ces services, on constate qu’il existe 4 axes d'optimisations pour un cabinet de praticien de santé ou un centre de bien-être :

1. Réduire le temps de gestion des rendez-vous
2. Faciliter la collecte des informations et la sécurisation des données
3. Améliorer le traitement de la facturation
4. Optimiser les éléments de communication

1. Améliorer la gestion des rendez-vous de son cabinet médical

La bonne gestion des rendez-vous n'est généralement pas assez considérée. Mais, cela peut vous apportera un gain de temps important que vous pourrez mettre à profit pour développer de votre patientèle ou encore le consacré à d'autres tâches passées aux seconds plans, mais elles aussi cruciales.

Pour réussir cet objectif, il existe 2 solutions :

1. En utilisant un agenda qui s'adapte à votre organisation et non l'inverse (que ce soit pour des rendez-vous de groupe ou individuel, une gestion de salles, d'intervenants, de lieux, de ressources, ou encore par type et sous-type de rendez-vous) et qui permet la prise de rendez-vous en ligne. Cette dernière fonctionnalité est de plus en plus utilisée et vous fait gagner du temps (moins de temps passé au téléphone, moins de messages sur le répondeur à gérer).
   
   
2. En faisant appel à un prestataire de télésecrétariat externe, et si possible connaissant votre pratique afin d'offrir qualité d'écoute et réponse adaptée aux demandes.

Les 2 solutions se complètent : cela permet de réduire la facture d'un service de télésecrétariat. Les patients apprécient de plus en plus de pouvoir de choisir eux-mêmes leurs rendez-vous par la prise de rendez-vous en ligne.

À savoir

MDSL est spécialisé dans les solutions d'agenda en ligne, vous pouvez tester la solution d'agenda en ligne MDSL en cliquant sur le lien.

2. Utiliser un logiciel qui range et sécurise les données médicales des patients

Pour le bon suivi de votre activité, vous notez des informations concernant le patient. Que ces données soient nombreuses ou non, vous ne perdrez pas de temps (par rapport à une saisie sur papier). Si le logiciel présente une interface adaptée à votre démarche et à votre activité et/ou qui peut s'adapter à celle-ci, permettant ainsi une saisie rapide des informations.

Il est possible de collecter des informations préalablement au rendez-vous (par des questionnaires à remplir en ligne, ou encore faire signer un devis, un consentement…). Cette technique vous fera gagner du temps lors de la réception du patient.

Si vous utilisez des services en ligne pour le stockage de ces données personnelles, il vous faut notamment utiliser un hébergement certifié Hébergement de Données de Santé (HDS).

L'enregistrement et le traitement des données à caractère personnel, qu'elles soient sur support papier ou numérique, sont soumis au respect du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

On distingue différents modes d'enregistrement des données :

• Enregistrement papier : le praticien est responsable du traitement, de la protection et de l'accès aux données
  
  
• Enregistrement numérique :
  • Soit par stockage local : sur un ordinateur personnel (PC, tablette, Mobile, enregistreur vocal), le praticien est responsable du traitement, de la protection et de l'accès aux données.
  • Soit par stockage distant : le praticien est responsable du traitement, il fait appel à un sous-traitant qui assure le stockage distant. Le sous-traitant est responsable de la mise en œuvre des moyens nécessaires et suffisants pour réaliser la protection des données, et le responsable du traitement gère l'accès et le droit de modifications et de suppression pour les patients.

L’article L.1111-8 du code de la santé publique relatif à l’hébergement de données de santé a pour objectif d’organiser et d’encadrer la conservation et la restitution des données de santé à caractère personnel recueillies à l’occasion d’activité de prévention, de diagnostic, de soin ou de suivi social et médico-social, dans des conditions propres à garantir leur confidentialité et leur sécurité.

Ainsi, la réglementation impose en France un hébergement certifié HDS (Hébergement Données de Santé) pour stocker les données personnelles de santé.

Dès lors que cet hébergement certifié est utilisé, et en tant que responsable du traitement, vous avez mis en place les garanties suffisantes pour la protection des données personnelles de santé.

Quelles implications pour les solutions métiers ?

Quel que soit le support, le praticien doit utiliser de bout en bout du processus les outils permettant de respecter ses obligations en tant que responsable du traitement des données personnelles. Du rendez-vous, à la gestion financière, en passant par la communication et la gestion du dossier patient, il faut penser à toutes les étapes.

• Dans le cas du support papier ou ordinateur personnel sans stockage externe :
  Le praticien gère la création, la protection, les modifications et les droits des patients. Il doit s'assurer que personne ne puisse accéder à ces données, ce qui n'est pas si simple, notamment avec le stockage sur un ordinateur personnel qui, la plupart du temps, est connecté à Internet.
  
  
• Dans le cas du support externe :
  Le praticien fait appel à un sous-traitant pour le stockage des données. Cette solution est de plus en plus utilisée pour les facilités de gestion de l'activité qu'elle représente. Plus de sauvegarde et ni de protection des données à gérer directement par le praticien, et apport d'outils de mise en relation avec le patient qui facilite la gestion : rendez-vous, documents divers potentiellement échangeables ou transmissibles (factures/devis, questionnaire, consentement, conseils, dossier patient…), etc.

La solution stockage externe doit protéger les données, et tout échange de ces données entre le praticien et le patient doit se faire dans un cadre sécurisé, celui du stockage certifié HDS.

Par exemple, un échange de données par e-mail n'est en général pas sécurisé (sauf solution avec clé de cryptage privée et authentification par un tiers, mais relativement peu mis en place et utilisé).

La solution consiste à réaliser tous les enregistrements et tous les échanges de toutes les données dans cet espace sécurisé certifié HDS :

• La prise de rendez-vous (par vous-même, un secrétariat ou par vos patients)
• La collecte d'informations personnelles (par des questionnaires en ligne ou la validation du consentement éclairé)
• La transmission de documents (conseils, informations, factures, dossier patient)
• Les échanges (messagerie et communication) avec le patient

Par exemple, la solution proposée par notre partenaire MDSL permet de réaliser l'ensemble de la gestion de patient et des échanges liés à cette gestion dans un cadre certifié HDS.

3. Optimiser le traitement de la facturation du cabinet

Le facturier à souche reste encore très utilisé (facture rapidement établie notamment). S'il respecte la réglementation (par la numérotation suivie de facture, entre autres) il ne permet pas un suivi financier aisé. De nombreuses solutions logicielles permettent aujourd'hui d'émettre une facture en "1 ou 2 clics de souris" et vous facilitent ainsi la gestion financière de votre activité.

Les fonctionnalités qui vous seront utiles pour réaliser votre suivi financier sont, outre la facturation numérotée et suivie, la gestion de forfait, le suivi des impayés, des moyens de paiement, ou encore la gestion du compte bancaire professionnel (dépôts automatisés des chèques et remise d'espèces, édition des fichiers comptables, gestion dépenses recettes, simulation de 2035, ...).

4. Déployer des moyens de communication pour votre visibilité

En plus de la gestion administrative, il est également important de prendre en compte la gestion du volet communicationnel pour accroître la visibilité de votre cabinet médical ou centre de bien-être.

Aujourd'hui, les patients sont de plus en plus connectés et préfèrent souvent rechercher un praticien en ligne plutôt que dans l'annuaire papier. Il est donc essentiel d'avoir une présence en ligne pour faciliter la prise de rendez-vous et communiquer sur vos services et spécialités.

Voici quelques moyens de communication à mettre en place pour améliorer votre visibilité et votre productivité :

• Créer un site web professionnel : véritable vitrine de votre cabinet, il doit être clair, informatif et optimisé pour le référencement (SEO) afin d'attirer de nouveaux patients. Assurez-vous d'inclure des informations sur vos services, vos horaires, et un formulaire de contact.
  
  
• Utiliser les réseaux sociaux : les plateformes comme Facebook, Instagram, et LinkedIn sont d'excellents moyens de communiquer avec vos patients et de partager des conseils de santé, des actualités sur votre cabinet, et des témoignages de patients.
  
  
• Mettre en place une newsletter : l'envoi de lettre informative vous permet de garder le contact avec vos patients en leur fournissant des informations utiles et des mises à jour sur votre cabinet. Pour mieux gérer votre temps, utilisez des outils d'envois automatisés comme HubSpot ou MailChimp.
  
  
• Entretenir un espace blog : intégrés à votre site web, vos articles de blog attirent du trafic organique grâce à des contenus informatifs sur des sujets de santé. Cela renforce votre autorité dans le domaine et améliore votre référencement.
  
  
• Travailler sa visibilité locale : vous pratiquez un métier de proximité, alors veillez à avoir une bonne visibilité locale sur Google Maps et les annuaires en ligne comme Pages Jaunes.

Gérer efficacement un cabinet médical ou un centre de bien-être est essentiel pour fidéliser vos patients et en attirer de nouveaux. En adoptant des outils numériques adaptés et en optimisant vos processus de gestion, vous pouvez réduire le temps consacré aux tâches administratives et vous concentrer davantage sur votre pratique.

Les solutions logicielles et les prestataires externes offrent des moyens sûrs et efficaces pour gérer les rendez-vous, sécuriser les données, simplifier la facturation et améliorer la communication, tout en respectant les réglementations en vigueur. Investir dans ces solutions, c'est investir dans la qualité de votre service et le bien-être de vos patients.