Facturation électronique : comment je m'y mets ?

Votre statut de professionnel indépendant vous oblige à vous mettre à la page sur les pratiques actuelles. Découvrez comment vous aussi vous mettre à la facturation électronique !

En tant qu'entrepreneur, l'édition de factures fait partie intégrante de votre quotidien. Cependant, il est parfois difficile de s'y retrouver parmi les nombreuses règles en vigueur.

D’autant plus qu'en ce moment, la réglementation en la matière est en pleine mutation ! En effet, en 2020, le gouvernement français présentait la loi de finances introduisant l'obligation des factures électroniques pour les entreprises.

Pour vous aider à y voir plus clair, cet article répondra à cette question : comment se préparer à intégrer la facturation électronique dans mon entreprise ? 

Sommaire interactif ⬇️

• La facturation électronique : c'est quoi ?
• Facturation électronique : vers une mise en place progressive en France.
• Pour quelles raisons les factures électroniques deviennent-elles la norme ?
• Comment se préparer à la mise en œuvre de la facturation électronique dans votre entreprise ?
  • 1. Analyser sa situation
  • 2. Communiquer en interne
  • 3. Communiquer en externe
  • 4. Adopter un logiciel de facturation électronique
• Comment choisir un logiciel de facturation ?
  •  1. Définir vos besoins
  •  2. Privilégier la facilité d'utilisation
  •  3. Choisir un logiciel conforme
  • 4. Opter pour un logiciel en ligne... ou pas 
  • 5. S'assurer d'un service client réactif
• Axonaut : le logiciel de facturation français & conforme pour les TPE/PME
  

La facturation électronique : c'est quoi ?

Commençons par le commencement : qu'est-ce qu'une facture électronique ?

C'est une facture qui a été créée, envoyée et reçue au format électronique à la différence de la facture papier ou d'un format Excel, par exemple.

Tout comme n'importe quel format de facture, elles comportent des mentions obligatoires comme : 

• La date de la facture ainsi que de la vente
• La numérotation qui doit être chronologique et "sans trou"
• Les coordonnées de votre entreprise ainsi que les coordonnées de votre client
• Le ou les prix
• Le montant de la TVA
• La somme totale à payer HT et TTC
• Les informations sur le paiement (délais, moyen etc.)
• Une réduction de prix éventuelle

Contrairement aux factures papier ou Excel, l'édition de factures électroniques sur un logiciel conforme vous permettra d'automatiser la saisie de ces données obligatoires.

Facturation électronique : vers une mise en place progressive en France

En France, la mise en place de la facturation électronique a déjà débuté. En effet, depuis le 1er janvier 2020, les entreprises du secteur public doivent émettre leurs factures au format électronique. Une plateforme a ainsi été mise à leur disposition à cet effet : Chorus Pro. 

Quant aux entreprises dans le secteur privé, le déploiement sera progressif en fonction de la taille de l'entreprise afin de laisser le temps à l'ensemble des structures de mettre en place cette nouvelle mesure :

• À partir du 1er juillet 2024, l'ensemble des entreprises du secteur privé devront être en mesure de recevoir les factures au format électronique.
  
  
• À partir du 1er juillet 2024, les grandes entreprises, avec un minimum de 5 000 employés, devront émettre des factures électroniques.
  
  
• À partir du 1er janvier 2025, les entreprises de taille intermédiaire (ETI) devront se conformer à cette loi. Ces entreprises ont entre 250 et 4 999 salariés.
  
  
• Enfin, à partir du 1er janvier 2026, les petites et moyennes entreprises (PME) ainsi que les micro entreprises seront concernées par cette réforme.

Vous l'aurez compris : ce sont des échéances qui arrivent très prochainement, autant donc changer son organisation dès maintenant et ne pas le faire dans la précipitation.

Pour quelles raisons les factures électroniques deviennent-elles la norme ?

Ce souhait ne vient pas seulement du gouvernement français. En Europe, l'ensemble des gouvernements sont encouragés à faire adopter les factures électroniques. Dans ce domaine, l'Italie fait désormais figure de précurseur car depuis le 1er janvier 2019, tous les organismes et entreprises doivent transmettre et recevoir leurs factures au format électronique. 

Cet élan de la part de l'Union Européenne vient premièrement d'un constat simple : 134 milliards d'euros de perte de recettes dues à la TVA en 2019. En favorisant l'adoption de la facturation électronique, la France souhaite simplifier les déclarations de TVA et, de ce fait, améliorer la détection de fraudes à la TVA.

Cette mesure améliorera également le quotidien des entreprises. En effet, cela entraînera une diminution des tâches chronophages et sans valeur ajoutée pour une entreprise. Fini de passer du temps à créer une facture sur Word et ne plus savoir où elle est ! 

La facturation électronique joue également un rôle majeur dans la lutte contre les impayés. En effet, vous pourrez proposer le paiement en ligne, ce qui participe à réduire vos délais de paiements. Sachant que c'est la première cause de faillite des entreprises : cela peut donc être un véritable atout pour votre trésorerie.

En somme, l'ensemble de ces raisons ont un objectif commun : favoriser la croissance des entreprises en France.

Comment se préparer à la mise en œuvre de la facturation électronique dans votre entreprise ?

La facturation électronique arrivera donc prochainement dans l'ensemble des entreprises françaises. La prochaine étape est de savoir comment se préparer à sa mise en œuvre dans votre entreprise. 

1. Analyser sa situation

Avant toute chose, il faudra poser à plat votre utilisation des factures au quotidien.

Combien de factures par mois effectuez-vous ? Combien de clients sont concernés ? Est-ce que vous émettez des factures au-delà des frontières françaises ? Cela vous permettra de mieux comprendre vos besoins. 

2. Communiquer en interne

Étant donné que cette nouvelle réglementation va impacter l'organisation au sein de votre entreprise, communiquer sera essentiel.

En effet, il faudra informer les différentes équipes de cette mesure et plus particulièrement les postes impactés par ce changement. N'hésitez pas à aller plus loin et à les impliquer en organisant des réunions sur des outils de facturation par exemple. 

3. Communiquer en externe

Si vous avez l'habitude d'envoyer un certain format de factures à vos clients, il vaut mieux les prévenir du changement pour ne pas les surprendre. Cela permettra à vos fournisseurs, et clients également, de s'adapter pour recevoir vos factures. 

4. Adopter un logiciel de facturation électronique

Dernière étape : prévoir la mise en place d'un logiciel qui vous permettra d'éditer et d’envoyer des factures électroniques en toute tranquillité, sécurité et conformité !

Comment choisir un logiciel de facturation ?

Soyons clairs : il existe de nombreux éditeurs de logiciels de facturation. Il peut donc être difficile de faire un choix. Nous vous donnons donc 5 conseils pour choisir le meilleur logiciel de facturation qui s'intégrera bien dans l'organisation de votre entreprise et vous facilitera la vie. 

1. Définir vos besoins

Les éditeurs de logiciels proposent une multitude de fonctionnalités, mais avez-vous vraiment besoin de chacune d'entre elles ? Avant de choisir un logiciel, il est important de définir vos besoins afin de ne pas payer un abonnement qui comprend trop de fonctionnalités.
Nous vous détaillons quelques fonctionnalités qui pourront vous faire gagner du temps au quotidien : 

Gestion des clients intégrée

Éditer des factures sur un logiciel c'est bien, mais connecter l'ensemble de vos données dans un seul et même logiciel c'est encore mieux ! En effet, cela vous garantira de connecter vos données prospects, clients, fournisseurs et de créer des factures en quelques clics. 

Création des devis

À l'image des factures, les devis ont une place importante dans le processus de vente. Gérer les factures et les devis sur un seul et même logiciel n'est pourtant pas toujours le cas !

Néanmoins, gérer les deux sur une même plateforme vous permet de créer plus facilement des factures à partir des devis et de centraliser l'ensemble des informations sur le cycle de vente.

La signature électronique des documents

La signature des documents peut être une vraie perte de temps pour une entreprise. Imprimer le document, le faire signer, le scanner et autres, sont des étapes très chronophages. Et pourtant !

La signature est un véritable atout dans une relation commerciale et permet d'engager davantage vos clients. Avec la signature électronique, il vous suffit d'envoyer le document par email et votre client signe en un clic le document de manière sécurisée. 

Le paiement en ligne

Vous souhaitez raccourcir vos délais de paiement et faire du bien à votre trésorerie ? Le paiement en ligne est la solution !

Avec le paiement en ligne, vous enverrez la facture par email avec un lien. Vos clients n'auront plus qu'à cliquer sur "payer en ligne" sur un espace sécurisé. Il vous suffit de recevoir le paiement sur votre compte bancaire, c'est aussi simple que ça. La fonctionnalité de rapprochement bancaire vous permettra également de suivre en temps réel les mouvements sur votre compte bancaire.

La relance des clients

Un paiement n'est pas encore arrivé ? Le logiciel vous informera si un paiement n'a pas encore été enregistré pour une facture impayée. Un panneau dédié récapitulera l'ensemble des factures impayées et vous permettra de relancer en un clic grâce à des modèles personnalisés. 

Personnalisation de votre compte 

Se démarquer est important pour développer son activité. Cela peut passer par la définition d'un logo ou encore d'une charte graphique. Il faut donc s'assurer que le logiciel vous propose de personnaliser vos devis et vos factures à l'image de votre entreprise.

2. Privilégier la facilité d'utilisation

Un logiciel ayant pour vocation de s'intégrer dans l'organisation de votre entreprise, il faudra privilégier un outil avec une prise en main facile. Pour s'en assurer, les éditeurs de logiciel vous proposent la plupart du temps des périodes d'essai. 

Si vous avez sélectionné un logiciel précis, c'est qu'il propose des fonctionnalités que vous recherchez. C'est déjà un premier pas, mais il faut s'assurer que la recherche d'informations est facile pour vous. Sans cela, son utilisation deviendra compliquée.

3. Choisir un logiciel conforme

Comme nous l'avons vu, la législation va vous obliger prochainement à adopter un logiciel de facturation. Il faudra donc s'assurer qu'il respecte des principes fondamentaux de conformité : 

• L'inaltérabilité des factures 
• La sécurisation des données
• La conservation des données
• L'archivage 

En général, les logiciels mettent un certificat de conformité directement sur votre compte pour le consulter. 

4. Opter pour un logiciel en ligne... ou pas 

Deux types de logiciels sont disponibles sur le marché : un outil accessible directement en ligne, ou depuis votre ordinateur, sans connexion.

Un logiciel en ligne vous permet d'avoir accès facilement à l'ensemble de vos données en déplacement. En revanche, un logiciel disponible depuis un ordinateur vous oblige à régler des frais d'installation et maintenance qui vite faire augmenter la facture...

5. S'assurer d'un service client réactif

La période d'essai est également l'occasion de tester le service client de l'éditeur. Vous pourrez donc poser des questions pour éclaircir des doutes et, par la même occasion, tester la réactivité et la pertinence des réponses. C'est un élément important à prendre en compte à l'heure de votre choix.

Attention cependant, le service client n'est pas toujours compris dans tous les abonnements proposés, n'hésitez pas à vérifier.

Axonaut : le logiciel de facturation français & conforme pour les TPE/PME

Développé pour les TPE et les PME, Axonaut est le logiciel français qui accompagne au quotidien plus de 5 000 entreprises. En choisissant Axonaut, vous vous assurez de gagner un temps précieux dans la gestion de votre entreprise. L’objectif ? Passer plus de temps sur votre cœur de métier et se débarrasser des tâches chronophages !

Pour plus de transparence, le logiciel propose un abonnement comprenant l'ensemble des fonctionnalités essentielles pour une TPE ou PME : 

• Gestion des contacts : clients, prospects, fournisseurs
• Connexion intégrée à vos mails et agendas 
• Signature électronique sécurisée des documents 
• Paiement en ligne facilité des devis et factures (Stripe, GoCardless et Paypal)
• Relance de factures impayées
• Connexion à votre compte bancaire pour suivre les mouvements en temps réel
• Statistiques automatisées en temps réel (CA, dépenses etc.)
• Accès gratuit et personnalisé à votre comptable
  
  

Pour résumer, la facture électronique est une facture créée, transmise et reçue au format électronique. À partir de 2024, elle deviendra obligatoire pour l'ensemble des entreprises françaises.Et cela dans le but notamment de lutter contre la fraude à la TVA.

Dans ce même objectif, adopter un logiciel de facturation français vous permettra de gagner du temps, d’être en conformité avec la loi, mais aussi de développer votre activité sur Internet !