Professionnels indépendants : pourquoi utiliser la signature électronique ?

À l'heure de la transformation digitale des entreprises, de nombreux outils vous ouvrent leurs bras. Découvrez l'intérêt et la praticité de la signature électronique dans cet article.

À l’heure de la dématérialisation des processus métiers et commerciaux, la transformation digitale des TPE/PME et notamment la signature électronique se positionnent comme des enjeux majeurs tant pour les entreprises que pour les professionnels indépendants.

Les avantages de la dématérialisation et des processus associés ne sont déjà plus à prouver pour les entreprises, mais qu’en est-il pour les professionnels indépendants ?

Découvrez comment cette transformation, au travers d’outils sécurisés tels que la signature électronique, peut aider les professionnels indépendants à développer leur activité.

• La signature électronique : comment ça fonctionne ?
• Les avantages d'utiliser la signature électronique pour son activité
• La signature électronique : que dit la loi ?

La signature électronique : comment ça fonctionne ?

La signature électronique permet de signer numériquement des documents tels que des devis, des contrats, des factures et bien d’autres encore. Ainsi, il n’est plus nécessaire d’imprimer les documents à faire signer, de les envoyer par voie postale ou de les remettre en main propre.

La signature électronique d’un document se divise en deux grandes étapes qui sont la mise en place du processus de signature, puis la signature électronique dudit document.

Dans un premier temps, pour inviter quelqu’un à signer un document, il suffit de suivre ces trois étapes :

• Renseigner les signataires (nom, prénom, mail, numéro de téléphone)
• Importer le document
• Envoyer l’invitation à signer le document par email

Ensuite, après avoir cliqué sur le lien envoyant vers le document à signer dans le mail, vient l’étape qui concerne les signataires, également divisée en trois étapes :

• Lecture du document dans son intégralité
• Réception et saisie du code de sécurité délivré par SMS
• Signature du document

Une fois que tous les signataires ont signé, ils peuvent télécharger le document signé et l'archiver.

Une fois signé, le document numérique ne pourra plus faire l'objet de modifications. C'est grâce au certificat électronique apposé sur le document après signature que l'intégrité du document est garantie : ce dernier est donc rendu non modifiable.

Le conseil Simplébo

Pour signer électroniquement un document officiel, un contrat ou bien un appel d'offres, nous vous recommandons de faire appel à un tiers de confiance. Il doit présenter une solution de signature électronique avec des certificats de sécurité élevés, avec l'authentification, le chiffrement des données, l'utilisation d'une clé privée. Chez Simplébo, nous recommandons Yousign pour la signature de documents par voie électronique.

Les avantages d'utiliser la signature électronique pour son activité

La signature numérique présente certains avantages écologiques et économiques en comparaison avec la signature manuscrite. Apposer sa signature sur un document n'a jamais été aussi simple !

En effet, la signature électronique s’effectue par voie numérique. Les documents papier ainsi que toutes les contraintes associées aux supports physiques disparaissent. De la suppression des frais d’impression, jusqu’à celles des frais d’acheminement, en passant par la suppression des coûts liés à l’achat des imprimantes et de leur entretien. La dématérialisation des documents, et plus largement la transformation numérique, permettent de réaliser des économies non négligeables pour tout professionnel !

📖 Lire aussi : Pourquoi vous mettre à la dématérialisation de vos documents ? Yousign Blog

D’un point de vue logistique, dématérialiser la signature simplifie aussi la gestion des documents en offrant la possibilité de conserver et d’archiver tous les documents au format numérique. Cela est synonyme de réduction des risques de pertes et de dégradation des documents en comparaison avec un archivage traditionnel papier. L’archivage numérique fait donc gagner de la place en supprimant les lieux de stockage des documents physiques et les frais associés.

Sur le plan opérationnel, la signature électronique sera un atout de taille quant au délai de prise de décision des clients et à la réactivité pour saisir de nouvelles opportunités. Le caractère immédiat de l’envoi est un atout précieux pour gagner en productivité et efficacité. Ainsi, le système de signature numérique permet de diminuer le temps accordé à la gestion administrative pour des documents de toutes sortes.

Prenons l’exemple de la vente à domicile ou d'un artisan qui vient effectuer un devis chez un particulier : la signature électronique s’avère être un atout de taille. Plus besoin de se déplacer avec des contrats qu’il faut imprimer au préalable et remplir à la main. Le professionnel peut simplement disposer de ses documents au format numérique sur un ordinateur ou une tablette (il s'agit, entre autres, du fameux document PDF). Il n’a plus qu’à remplir les informations nécessaires pour envoyer une invitation à signer le document à son client.

En cas de signature différée, le professionnel signataire sera directement notifié par email et n’aura donc pas à attendre le retour du document par voie postale.

Faire signer un document de manière électronique représente un gain de temps non négligeable, surtout pour les professionnels indépendants qui souvent travaillent en flux tendu.

Enfin, d’un point de vue écologique, la signature de document électronique est sans conteste l’une des solutions qui permet à n’importe quel professionnel indépendant de réduire son impact environnemental. La réduction de l’utilisation du support papier entraîne une réduction de la déforestation et de l’utilisation des ressources fossiles liées à la transformation du papier.

La signature électronique : que dit la loi ?

La signature de document numérique est un procédé fortement encadré par la loi et plus particulièrement par le règlement européen eIDAS (2016) qui vient fixer et harmoniser les règles relatives à la signature électronique au sein de l’Union Européenne.

La valeur juridique d'un certificat de signature électronique est reconnue à condition que le procédé utilisé réponde aux exigences posées par le règlement européen eIDAS :

• Que le procédé utilisé permette de garantir l’identité du ou des signataires ainsi que l’intégrité du document
  
• Que l’écrit électronique soit conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité et que la personne dont il émane puisse être identifiée

Lorsqu’une signature électronique respecte ces conditions de validité, le document peut être reçu par la justice en cas de litige.

Le procédé de signature électronique permet de gagner du temps, en supprimant de nombreuses tâches administratives chronophages. Pour les indépendants, cela représente une hausse de la productivité et une diminution des coûts liés à l’impression et à la gestion des documents.

Forte de ces nombreux avantages et de sa simplicité d’utilisation, la signature numérique accompagne les professionnels indépendants dans le développement de leur activité.

Les professionnels indépendants ont besoin d'outils qui facilitent leur métier. La signature électronique et la dématérialisation représentent, tout comme la création d'un site web, une réelle opportunité pour le développement d'une activité professionnelle sur Internet.