Après avoir passé du temps à rédiger un mail professionnel, à vérifier l’orthographe, la grammaire, la conjugaison et le lexique, il convient de le terminer tout aussi professionnelle. Et quoi de mieux qu’une signature mail pour terminer vos emails et véhiculer une image professionnelle de votre entreprise ?
Dans cet article, nous allons vous présenter les enjeux d'une signature mail et vous donner les étapes à suivre pour réaliser la vôtre sur Gmail, Outlook et Laposte.net.
Sommaire interactif :
- Qu'est-ce qu'une signature mail ?
- Pourquoi créer une signature mail ?
- Que doit contenir une signature mail ?
- Quelles options pour créer votre signature ?
QU’EST-CE QU’UNE SIGNATURE MAIL ?
Une signature mail est, comme son nom l’indique, la courte signature se trouvant en bas de mail. D’une longueur maximale de 4 lignes, cette signature permet, dans un premier temps, d’identifier l’expéditeur du mail et, dans un second temps, de prendre connaissance d'informations importantes sur ce dernier et son entreprise.
Mais la signature n’est pas seulement un moyen de clôturer un email : c’est aussi un outil de communication qui peut vous être grandement bénéfique et vous aider à développer et faire connaître votre activité.
POURQUOI CRÉER UNE SIGNATURE MAIL ?
Comme dit précédemment, une signature mail informe l’interlocuteur. Elle lui donne les informations importantes à savoir sur vous et votre organisme.
Avoir une signature mail est également gage de professionnalisme. Nous avons plus tendance à avoir confiance et à trouver professionnelle une société si celle-ci accompagne ses courriels d’une signature soignée et adéquate. Ainsi, une simple signature vous donne de la crédibilité auprès de vos clients.
De plus, c’est aussi un parfait outil pour mettre en avant certains éléments comme vos réseaux sociaux ou votre site internet. En effet, insérer le lien de votre site dans votre signature incite le client à cliquer dessus et à aller le visiter.
De même pour vos réseaux sociaux : mettre des petites vignettes peut rediriger l’interlocuteur si celui-ci souhaite en apprendre plus sur votre entreprise. Vous pouvez même vous servir de cette signature pour y mettre un call-to-action.
Le Conseil Simplébo
Ne lésinez pas sur la mise en avant de votre site internet dans votre signature ! C’est une excellente opportunité pour créer de la visibilité et du trafic sur votre site.
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Enfin, votre signature est la dernière impression que vous laissez : si cela va sans dire, cela ira mieux en le disant. Ne gâchez pas un beau mail et cette superbe opportunité par une signature banale et anodine. Trouvez une signature qui marquera et qui donnera envie aux clients de vous répondre et de s’intéresser à votre activité. C’est là la réelle valeur ajoutée.
QUE DOIT CONTENIR UNE SIGNATURE MAIL ?
Comme énoncé précédemment, la signature doit contenir des informations importantes, concises et claires.
Il ne faut pas aller dans l’excès, car votre interlocuteur doit la lire en moins de 3 secondes. C’est pourquoi nous préconisons une signature de 4 lignes maximums sans remettre votre adresse électronique.
Il y a cependant des informations impératives à mettre telles que votre nom complet, l’intitulé de votre poste ou encore le lien de votre site internet.
Sont donc important à renseigner :
- Votre nom et prénom
- Le nom de votre entreprise, votre logo (si vous en avez)
- Votre fonction
- Votre téléphone
- Le lien de votre site Internet
- Vos réseaux sociaux, si vous en avez
Nous vous conseillons également de ne pas mettre plus de 2 à 3 liens de réseaux sociaux, car plus il y a d’options, moins nous sommes susceptibles de prendre une décision et de cliquer sur l’un des liens. Optez pour les réseaux sur lesquels vous êtes vraiment actifs !
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Il y également d’autres informations moins essentielles que vous pouvez ajouter pour rendre votre signature plus originale et personnelle, comme :
- Un article de blog
- Les actualités de votre entreprise
- Une phrase ou un proverbe qui vous inspire
En parlant de valeur ajoutée, avoir un beau design à l’image de votre entreprise et de sa charte graphique est également un plus, tout comme mettre une photo de vous. Bien que facultative, une photo permet de mettre un visage sur la personne qui écrit et de personnaliser les échanges.
Dans l'élaboration de votre signature, il y a aussi des erreurs à éviter comme :
- Avoir une signature non adaptée aux téléphones : 50 % des mails sont lus sur téléphone, il est donc essentiel que votre signature soit compatible et lisible sur ordinateur comme sur mobile. Pour ce faire, nous vous recommandons une police Sans Serif de taille 11 à 14. N'hésitez pas à faire des tests en vous envoyant des emails avant toute utilisation définitive pour être sûr de l’adaptabilité de votre signature mail sur tous les supports.
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- Avoir plus de 2 typos et couleurs différentes : Dans cette idée de clarté et de lisibilité, il faut rester simple et épuré dans le design de votre signature. Un texte normal et en gras est entièrement suffisant, tout comme avoir un seul élément de couleur.
- Laisser des informations erronées : Il faut bien penser à mettre à jour vos informations en cas de changement. Un mauvais numéro de téléphone ou un lien expiré peut vous coûter de potentiels clients et vous faire perdre en crédibilité.
QUELLES OPTIONS POUR CRÉER SA SIGNATURE
Pour créer sa signature, vous pouvez soit le faire vous-même comme nous allons vous montrer ci-dessous, soit utiliser des outils tels que des générateurs de signature.
📖 Lire aussi : "10 outils pour créer une signature mail", WebConversion
Nous allons voir étape par étape comment créer une signature sur Gmail, Outlook et Laposte.net
Créer ma signature mail sur Gmail
- Ouvrez Gmail dans votre navigateur et accédez à votre boîte de réception d'emails
- Cliquez sur “Paramètres” en haut à droite de la boîte de mail représenté par une roue dentée ⚙️ puis cliquez sur “Voir tous les paramètres”
- Dans “Général”, faites défiler jusqu'à la section “Signature” cliquez sur l’éditeur de texte puis entrez vos informations. C’est maintenant que tout se joue. Nous préconisons de mettre votre photo ou bien votre logo à gauche
- Cliquez sur “Enregistrer les modifications” tout en bas de la page
Créer ma signature mail sur Outlook
- Ouvrez Outlook dans votre navigateur et accédez à votre boîte de réception d'emails
- Cliquez sur la roue dentée ⚙️ en haut à droite à côté de votre nom
- Sélectionnez “Affichez tous les paramètres d’Outlook” puis cliquez sur la section “Composer et répondre” : c’est à vous de jouer
- N’oubliez pas de cliquer sur le bouton "Enregistrer"
Créer ma signature mail sur Laposte.net
- Ouvrez laposte.net dans votre navigateur et accédez à votre boîte de réception d'emails
- Cliquez sur l’onglet « Mon Compte » et aller dans vos « Paramètres »
- Ensuite, cliquez sur « Gestion des signatures » puis sur « Créer une signature » puis créer votre fameuse signature mail. Nous préconisons de mettre votre photo ou bien votre logo à gauche.
- Enfin, enregistrez-la
Vous l’aurez compris, la création d’une signature mail, bien que trop souvent oubliée, peut vous apporter beaucoup. Crédibilité, opportunité, image d'entreprise, c’est un moyen simple, mais multifonction pour vous aider dans votre activité et vous faire connaître.
