Vous souhaitez conclure vos mails par une signature professionnelle ? Découvrez l'importance d'avoir une signature mail et comment l'intégrer à votre outil de messagerie.
Après avoir passé du temps à rédiger un mail professionnel, à vérifier l’orthographe, la grammaire, la conjugaison et le lexique, il convient de le terminer de façon tout aussi professionnelle. Et quoi de mieux qu’une signature mail pour terminer vos courriels et véhiculer une image professionnelle de votre entreprise ?
Dans cet article, nous allons vous présenter les enjeux d'une signature mail et vous donner les étapes à suivre pour réaliser la vôtre sur Gmail, Outlook et Yahoo Mail.
Sommaire interactif :
- Qu'est-ce qu'une signature mail ?
- Pourquoi créer une signature mail ?
- Que doit contenir une signature mail ?
- Quelles options pour créer votre signature ?
Qu'est-ce qu'une signature mail ?
Une signature mail est, comme son nom l’indique, la courte signature se trouvant en bas d'un mail.
D’une longueur maximale de 4 lignes, cette signature permet d’identifier l’expéditeur du mail, mais aussi de prendre connaissance d'informations importantes sur ce dernier et son entreprise.
Mais la signature n’est pas seulement un moyen de clôturer un email : c’est aussi un outil de communication qui peut vous être grandement bénéfique et vous aider à développer et à faire connaître votre activité.
Pourquoi créer une signature mail ?
Avoir une signature mail est gage de professionnalisme.
Consciemment ou non, nous accordons plus de confiance aux sociétés qui respectent ces codes professionnels. Ainsi, une simple signature vous donne de la crédibilité auprès de vos clients.
De plus, c’est aussi un parfait outil pour mettre en avant certains éléments comme vos réseaux sociaux ou votre site internet. En effet, insérer le lien de votre site dans votre signature incite le client à cliquer dessus et à aller le visiter. Vous pouvez même vous servir de cette signature pour y mettre un bouton d'action ou call-to-action.
Le conseil Simplébo
Ne lésinez pas sur la mise en avant de votre site internet dans votre signature ! C’est une excellente opportunité pour créer de la visibilité et du trafic sur votre site.
Enfin, votre signature est la dernière impression que vous laissez. Ne gâchez pas un mail et une opportunité de créer du trafic sur votre site, en utilisant une signature banale et anodine (ou pire, aucune signature). Trouvez une signature qui marquera et qui donnera envie aux clients de vous répondre et de s’intéresser à votre activité.
À titre d'exemple, voici la signature mail type de tous les collaborateurs chez Simplébo :
Que doit contenir une signature mail ?
Comme énoncé précédemment, la signature doit contenir des informations importantes, concises et claires.
N'allez pas dans l’excès, car votre interlocuteur doit la lire rapidement. C’est pourquoi nous préconisons une signature de 4 lignes maximums, sans remettre votre adresse électronique.
Sont donc importants à renseigner :
- Votre nom et prénom complets
- Le nom de votre entreprise et votre logo
- Votre fonction
- Votre téléphone
- Le lien de votre site internet
- Vos réseaux sociaux
Nous vous conseillons également de ne pas mettre plus de 2 à 3 liens de réseaux sociaux, car plus il y a d’options, moins nous sommes susceptibles de prendre une décision et de cliquer sur l’un des liens. Optez pour les réseaux sur lesquels vous êtes vraiment actifs !
Selon votre activité, vos actualités et vos envies, d’autres informations peuvent être ajoutées pour rendre votre signature plus originale et personnelle, comme :
- Un article de blog
- Les actualités de votre entreprise
- Une phrase ou un proverbe qui vous inspire
En parlant de valeur ajoutée, avoir un beau design à l’image de votre entreprise et de sa charte graphique est aussi un plus. Tout comme peut l'être l'ajout d'une photo de vous. Bien que facultative, une photo permet de mettre un visage sur la personne qui écrit et de personnaliser les échanges.
Les étapes pour créer une signature mail sur Gmail, Outlook et Yahoo
Créer ma signature mail sur Gmail
- Ouvrez Gmail dans votre navigateur et accédez à votre boîte de réception d'emails
- Cliquez sur “Paramètres” en haut à droite de la boîte de mail, représenté par une roue dentée ⚙️, puis cliquez sur “Voir tous les paramètres”
- Dans “Général”, faites défiler jusqu'à la section “Signature”
- Cliquez sur "Créer", nommez votre signature, puis entrez vos informations dans la zone de texte. C’est maintenant que tout se joue. Nous préconisons de mettre votre photo ou bien votre logo à gauche
- Cliquez sur “Enregistrer les modifications” tout en bas de la page
Créer ma signature mail sur Outlook
- Ouvrez Outlook dans votre navigateur et accédez à votre boîte de réception d'emails
- Cliquez sur la roue dentée ⚙️ en haut à droite à côté de votre nom
- Sélectionnez “Affichez tous les paramètres d’Outlook” puis cliquez sur la section “Composer et répondre” : c’est à vous de jouer
- N’oubliez pas de cliquer sur le bouton "Enregistrer"
Créer ma signature mail sur Yahoo
- Ouvrez Yahoo Mail dans votre navigateur et rendez-vous dans l'onglet des paramètres, puis sur "Autres paramètres"
- Cliquez sur "Rédaction de mail", et activez votre signature avec le curseur
- Créez votre signature directement dans la zone de texte
- Et bien-sûr, enregistrez le tout !
Vous l’aurez compris, la création d’une signature mail, bien que trop souvent oubliée, peut vous apporter beaucoup. Crédibilité, opportunité, image d'entreprise, c’est un moyen simple, mais multifonction pour vous aider dans votre activité et prouver votre professionnalisme.
Nous nous répétons, mais n'oubliez surtout pas d'ajouter un lien de votre signature jusqu'à votre site internet professionnel, qui se doit d'être à votre image et performant ! Et ça tombe bien, c'est ce que nous proposons chez Simplébo ! Contactez nos conseillers pour en savoir plus.
