Réussir sa transformation digitale : les 5 éléments clés pour votre TPE/PME

Passer au numérique : un sujet d’actualité qui touche toutes les entreprises. Suivez notre guide pour entamer la vôtre de la meilleure manière qu’il soit.

La transformation digitale est le processus par lequel une entreprise intègre tous les aspects des technologies digitales pour améliorer ses performances. En somme, la transformation digitale consiste à convertir des tâches jusqu'alors "manuelles" en tâches numériques, voire automatisées.

Encore trop peu adoptés en France (en comparaison à nos voisins européens), nombre de TPE et PME passent à côté de réels outils productifs et efficaces.

Dans cet article, nous vous expliquons quels sont les cinq éléments clés à utiliser pour réussir à lancer sa transformation digitale.

Sommaire interactif :

• Créer son site internet
• Stocker ses fichiers en ligne
• Gérer ses clients
• Communiquer avec ses équipes
• Faciliter les tâches administratives
• Bonus : Améliorer sa visibilité

Un site internet professionnel de qualité

Une réelle transformation digitale n'est pas concevable sans, au préalable, avoir créé un site internet professionnel de qualité ! C'est LA base pour entamer l'ascension de votre visibilité en ligne.

48 % des entreprises françaises, en 2022, n'avaient toujours pas de site internet pour leur activité. Les principaux arguments sont la complexité du projet, le prix, l'inquiétude sur les piratages ou encore l'aspect chronophage de la création d'un site.

📖 Lire aussi : Pourquoi 48 % des entreprises n'ont pas encore de site internet, de BlitzWeb.

Et Simplébo ?

C'est exactement pour cette raison que Simplébo est la solution pour la création de votre site internet professionnel : pas de cahier des charges, un site créé automatiquement et une équipe dédiée qui reste à vos côtés et opère à toutes les modifications et mises à jour techniques de votre site.

Outils de stockage en ligne

Les piles de paperasse, les dossiers éparpillés sur votre bureau, les documents que vous ne retrouvez plus... Ces inconvenances ne font plaisir à personne, et pourtant, il s'agit là du quotidien de beaucoup de TPE et PME !

C'est pourquoi les outils de stockage en ligne représentent un réel levier pour votre activité. Ils permettent de stocker vos documents en toute sécurité et d'y accéder de n'importe où, n’importe quand.

De plus, c'est à vous de paramétrer les accès de ces stockages. De ce fait, vos collaborateurs, collègues ou même vos partenaires commerciaux ou fournisseurs pourront avoir un œil dessus : un partage de connaissances et de fichiers optimal !

Vous pouvez vous servir d'outils de stockage en ligne tels que : 

• Google Drive, principal outil de stockage en ligne utilisé par les professionnels pour regrouper tous les documents internes au même endroit, tout en permettant à chaque membre d'y accéder. 
  
  
• Dropbox, plateforme de stockage en ligne qui offre une grande simplicité d'utilisation.
  
  
• Microsoft OneDrive, outil de stockage en ligne intégré à la suite Microsoft Office.
  
  
• iCloud, solution de stockage en ligne proposée par Apple, principalement destinée aux utilisateurs d'appareils Apple tels que les iPhone, iPad et Mac.

Les outils de gestion client (CRM)

Un logiciel de CRM ("Customer Relationship Management" pour "gestion de la relation client"), est un outil qui vous permet de gérer vos échanges et relations avec vos clients, prospects et contacts, de manière organisée. Il permet ainsi de centraliser toutes les informations relatives à votre clientèle, mais aussi d'automatiser certaines tâches répétitives et chronophages telles que l'envoi d'e-mails, de SMS ou même de notifications.

Il s'agit là d'un réel avantage pour l'échange d'informations au sein de votre structure !

Vous pouvez vous servir d'outils de gestion de la relation client tels que : 

• Hubspot, principal outil utilisé par les équipes Simplébo pour l'envoi d'e-mails et de newsletters, la gestion des réseaux sociaux et la mise en page d'articles de blog ;
  
  
• Zoho, plateforme complète qui offre des fonctionnalités étendues pour la gestion des ventes et du service client ;
  
  
• Salesforce, leader du marché des CRM qui vous permet de gérer vos prospects, vos contacts et vos activités commerciales.
  
  
• Pipedrive, outil axé sur la gestion des ventes, le suivi des prospects, le reporting et l'analyse.
  

Outils de communication interne

La communication est la clé, à tous les niveaux d'une entreprise. Il est essentiel d'avoir une communication fluide et efficace afin d'optimiser le travail des équipes. Fort heureusement, de nombreux outils de communication interne vous permettront de mieux communiquer avec vos équipes.

À savoir

La crise Covid-19, et les confinements successifs, ont bousculé les habitudes de travail. Depuis, le télétravail et le "full-remote" (le télétravail sans restriction, de n'importe où dans le monde), ont renforcé cette nécessité de solutions de communication. En 2021, 30 % des travailleurs à distance estimaient d’ailleurs que le plus gros défi qu'ils pouvaient rencontrer était les échanges avec leurs collègues.

Vous pouvez vous servir d'outils de communication interne comme : 

• Slack, messagerie instantanée pour échanger en interne, avec la possibilité de créer des groupes et canaux de discussions ;
  
  
• Zoom, une solution de visioconférence populaire qui permet d'organiser des réunions en ligne, des conférences vidéo et des appels vocaux ; 
  
  
• Google Chat et Meet, outils de communication intégrés à la suite Google Workspace, offrant des fonctionnalités de messagerie instantanée et de visioconférence ;
  
  
• Microsoft Teams, plateforme de communication collaborative de Microsoft qui propose des discussions d'équipe, des réunions en ligne, des appels vocaux et vidéo.

Les outils administratifs

L'efficacité et la performance se jouent à tous les niveaux d'une structure, et notamment sur la partie administrative ! C'est pourquoi il est important de disposer de bons outils qui vous aideront à faciliter vos tâches administratives.

Avec l'essor d'Internet, toutes les tâches peuvent aujourd'hui être largement moins chronophages. Fini les prises de tête sur les calculs de paie ou sur vos bilans comptables, des outils en ligne sont disponibles pour vous !

Pour la gestion de paie vous pouvez vous servir d'outils comme :

• Payfit, outil pour gérer les demandes d'absences, de congés, de télétravail et la gestion de la paie de manière automatisée et conforme aux réglementations ; 
  
  
• Sage Business Cloud Paie, solution complète de gestion de la paie qui vous permet de gérer les salaires, les déclarations sociales, les bulletins de paie et les devis.

Pour la comptabilité :

• Pennylane, plateforme de comptabilité en ligne qui facilite la gestion des finances de votre entreprise, y compris la tenue des livres de comptes, la facturation, la gestion des dépenses et la génération de rapports financiers ;
  
  
• Axonaut, solution tout-en-un de gestion d'entreprise qui comprend des fonctionnalités de comptabilité, de facturation, de suivi des dépenses, de gestion des contacts et de génération de rapports financiers.

Le conseil Simplébo

Si vous avez à souhait de digitaliser l'ensemble de vos actions au sein de votre TPE ou PME, certains logiciels en ligne tout-en-un peuvent vous aider.

En passant par l'aspect CRM, la gestion commerciale, les espaces de stockage ou encore les traitements de factures, de paie ou de devis, vous aurez en main tout ce qui est gérable sur une seule et même plateforme. C'est notamment ce que propose Hubspot, Axonaut ou encore Sage.

À vous de calibrer ce dont vous aurez besoin en fonction des offres de chacun.

Bonus : les outils pour une meilleure visibilité en ligne

Nombre de logiciels sont également accessibles pour accroître la visibilité de votre entreprise sur Internet. C'est un réel plus, surtout quand on sait que de plus en plus de personnes utilisent les moteurs de recherche pour trouver un service spécifique ou une entreprise.

Parmi les principaux outils qui peuvent vous permettre d'avoir une meilleure visibilité sur le Web, nous vous conseillons :

• La fiche d'établissement Google My Business, pour optimiser votre visibilité locale ;
  
  
• SendinBlue ou MailChimp, pour automatiser l'envoi de vos newsletters ;
  
  
• Hootsuite, pour mieux gérer vos médias sociaux.

Suivez ces différentes étapes pour lancer la transformation digitale de votre TPE ou PME, et vous en verrez les bénéfices rapidement.

Pour bien commencer avec un site internet professionnel qualitatif, performant et moderne, rapprochez-vous de nos conseillers !