Comment choisir le bon logiciel pour gérer ses devis et factures ?

En tant qu'artisan du bâtiment, vous savez mieux que quiconque l'importance d'un bon devis pour vos clients. Découvrez quel logiciel de devis et factures choisir pour vous faciliter la vie !

Les artisans du bâtiment réalisent très régulièrement des devis et factures pour le compte de leurs clients. Et pourtant, encore aujourd’hui, 50 % d’entre eux utilisent des solutions peu adaptées comme Excel ou Word pour réaliser ces documents.

Un chiffre élevé qui s’explique notamment par le sentiment qu’il peut être difficile de choisir un logiciel de devis et factures. Dans cet article, nous vous partageons les étapes à suivre pour choisir le bon logiciel de devis et factures rapidement, pour vous aussi réussir à développer votre activité grâce au Web.

Sommaire interactif :

• 1. Sourcez les différentes solutions de devis et factures
• 2. Assurez-vous que la solution présélectionnée répond à vos besoins et soit de qualité

1ʳᵉ étape : Sourcez les différentes solutions de devis et factures

Voici les principales sources à privilégier pour une recherche rapide et qualitative :

• Le bouche-à-oreille. C’est probablement la plus vieille méthode, mais si elle est encore là, c’est bel et bien qu’elle fonctionne. Son fonctionnement est très simple : demandez à des artisans qui ont le même corps de métier que vous (point important, car une solution dédiée à un électricien peut être très différente de celle dédiée à un plaquiste par exemple) ce qu’ils utilisent comme logiciel de devis et factures et leurs niveaux de satisfaction. Cela vous permettra de faire une présélection.
  
  
• Les groupes d’artisans sur les réseaux sociaux. Sur Facebook, Instagram ou autres, il existe des groupes de discussion dédiés aux artisans du bâtiment. Il n’est pas rare que certains membres de ces groupes demandent conseil sur les solutions existantes pour réaliser des devis et factures. Les groupes sont un excellent moyen pour avoir des informations sur les logiciels les plus utilisés et les plus appréciés.
  
  
• Les fournisseurs de matériaux. Aujourd’hui, un grand nombre de fournisseurs de matériaux comme Point.P, CEDEO ou La Plateforme du Bâtiment proposent l’achat de logiciels de devis et factures. N’hésitez pas à demander conseil à un vendeur qui, dans certains cas, pourra vous réaliser une démonstration ou répondre à vos principales questions.
  
  
• Recherche sur Internet. L’un des moyens les plus simples, mais très rapidement, on peut se retrouver un peu perdu face à la multitude de solutions proposées. Pour ne pas vous retrouver dans cette situation, nous vous conseillons d’effectuer des recherches spécifiques. Par exemple, si vous êtes utilisateur Apple et plombier, vous pouvez faire la recherche « logiciel devis factures plombier Mac iPhone ». Cela vous permettra de tomber plus facilement sur les logiciels qui pourraient répondre à vos besoins.

2ᵉ étape : Assurez-vous que la solution présélectionnée répond à vos besoins et soit de qualité

Une fois que vous avez sélectionné une solution, nous vous conseillons de suivre les étapes suivantes pour, in fine, vous garantir de choisir le bon logiciel de devis et factures.

1. Assurez-vous que la solution réponde à vos principales exigences

Pour cela, vous pouvez lister au préalable les fonctionnalités qui sont les plus importantes pour vous. Voici une liste d’éléments qui reviennent souvent chez les artisans du bâtiment :

• Multi-support (PC, Mac, smartphone, tablette),
  
  
• Multi-utilisateur,
  
  
• Gestion CEE, MaPrimeRenov’,
  
  
• Gestion de l'autoliquidation de la TVA,
  
  
• Factures d’acomptes, d’avancements, avoirs,
  
  
• Bibliothèque d’ouvrages, de matériaux.

Une fois votre liste faite, regardez sur le site de la solution que les fonctionnalités matchent bien avec vos principales attentes. Si jamais vous n’avez pas la réponse clairement sur le site, n’hésitez pas à contacter leur support : vous pourrez alors vérifier, par la même occasion, s’ils sont sérieux et réactifs.

2. Assurez-vous que la solution génère de la satisfaction

Pour cela, le plus simple et le plus rapide est de consulter des sites d’avis en ligne comme Google, Trustpilot, ou encore Facebook. Une fois sur ces sites, vous devez regarder les points suivants :

• Le volume d’avis : si la solution à plus de 100 avis, alors le volume est suffisant pour que la notation et les retours ne soient pas biaisés par de faux avis par exemple.
  
  
• La notation : elle vous permettra d’avoir très rapidement une idée du niveau de satisfaction des utilisateurs.
  
  
• Les avis positifs : lisez une dizaine d’avis où les utilisateurs ont mis de bonnes notes. Ainsi, vous pourrez voir les éléments de satisfaction récurrents. Par exemple, sur le logiciel de devis et factures Tolteck, les utilisateurs trouvent que la solution est simple à utiliser et que le service client est très réactif.
  
  
• Les avis négatifs : là aussi, lisez une dizaine d’avis et regardez ce qui revient le plus. Vous pourrez ainsi vérifier si un des éléments remontés est bloquant pour vous. Attention tout de même, regardez bien les dates des avis, car il est possible que le logiciel ait depuis évolué et que l’avis soit donc obsolète.

3. Assurez-vous que la solution soit transparente

Certains logiciels peuvent tenter de vous attirer avec des prix très attractifs, voire parfois s’annoncer comme gratuits. Pour ces derniers, méfiez-vous, car pour qu’un logiciel puisse fonctionner correctement, il faut une véritable équipe (dans la partie technique, dans la partie support, etc.) qui doit être rémunérée.

Ces solutions se rémunèrent donc d’une autre manière (soit grâce à vos données, soit grâce à la vente de services liés). Pour les autres solutions, nous vous conseillons de vérifier les points suivants :

• Quels sont les différents tarifs proposés (mensuels, annuels) ?
  
  
• Est-ce que ces tarifs vont évoluer dans le temps ?
  
  
• Que comprennent ces tarifs ? Est-ce qu’il y a des fonctionnalités en option ?
  
  
• Est-ce que le service client est compris ? Et en quoi consiste-t-il ? (quels sont les moyens proposés pour les contacter, est-il illimité ?)

En répondant à chacun de ces points, vous pourrez savoir exactement combien va vous coûter votre solution sur une année.

4. Assurez-vous de pouvoir tester la solution

Le meilleur moyen de savoir si un logiciel correspond à ces besoins est de pouvoir le tester. Nous vous conseillons donc de privilégier les solutions qui vous offrent une période d’essai.

Durant cet essai, vous pourrez ainsi vous assurer que les fonctionnalités et le support client répondent à vos besoins. D’ailleurs, n’hésitez pas à réaliser tout type de documents (devis, factures, avoirs, situations...) et d’interroger régulièrement le support client (pour demander des formations, par exemple).

En suivant ces deux grandes étapes, vous devriez trouver la bonne solution de devis et factures qui vous fera gagner du temps dans votre activité.

Sachez que chez Simplébo, nous vous recommandons le logiciel Tolteck. Un logiciel dédié aux artisans du bâtiment qui est simple d’utilisation et qui propose un très bon support client.