Quelles sont les obligations légales pour la prospection par email ?

Vous souhaitez mettre en place une stratégie de prospection par email pour promouvoir votre activité, mais vous ne savez pas quelles sont les obligations légales à respecter ? Dans cet article, découvrez quelles sont les spécificités de ces réglementations.

La prospection par email est un excellent moyen de promouvoir votre activité, même s'il est important de suivre à la lettre certaines réglementations pour éviter toute sanction ou amende.

Juridiquement, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est la réglementation clé à respecter, qui établit les règles de base pour la protection des données de vos visiteurs, prospects et clients.

Complété et renforcé par la loi "Informatique et Libertés" du 6 janvier 1978 qui définit les règles relatives à la collecte des données à caractère personnel, vous devez obtenir l'accord préalable du destinataire avant de lui envoyer un message commercial par email.

Il est indispensable de respecter les règles spécifiques à chaque type de cible, et de vous assurer que les données que vous collectez sont utilisées de manière légale et transparente.

Dans cet article, découvrez : 

• Les règles générales à respecter pour faire de la prospection par email
• Les conditions pour prospecter par email auprès de particuliers (BtoC)
• Les conditions pour prospecter par email auprès de professionnels (BtoB)

Quelles sont les règles générales à respecter pour faire de la prospection par email ?

Obtenir le consentement du destinataire

La prospection par email est tout à fait possible, à condition que vous ayez obtenu au préalable le consentement du destinataire.

Cela signifie que la personne à qui vous envoyez votre email doit avoir très clairement donné son accord pour recevoir vos communications. 

Le consentement doit être spécifique, éclairé, libre et univoque, et requiert une action du destinataire pour être valable, comme : 

• Un bouton cliquable,
• Un lien d'inscription dans un email de confirmation,
• Une case à cocher spécifique, par exemple :

Il faut par ailleurs conserver la preuve du consentement et en informer le destinataire, en lui laissant la possibilité de retirer son consentement et de se désinscrire de votre liste de diffusion à tout moment. 

Proposer un moyen simple de désabonnement

Laisser la possibilité à vos destinataires de s'opposer à la prospection emailing en se désinscrivant de votre liste de diffusion à tout moment est fondamentale.

Le lien de désinscription "Se désabonner" est le moyen à privilégier, mais la page de gestion des préférences d'abonnements "Gérer vos préférences" est aussi très souvent proposé.

Par exemple, chez Simplébo, la désinscription de toutes nos communications par email se fait via les liens situés en fin d'emails : 

Être facilement identifiable et joignable

L'identité de l'annonceur doit toujours être identifiable. Soignez vos signatures d’email et soyez clair et concis dans le corps de votre email quant à l’objectif de votre démarche.

Les informations permettant de vous contacter doivent aussi être visible afin de laisser la possibilité aux destinataires de vous contacter par un autre canal que l'email.

Par exemple, chez Simplébo, les coordonnées et l'adresse postale de nos locaux sont indiquées en fin de toutes nos communications par email : 

Le conseil Simplébo

Nous vous recommandons de créer une base de données répertoriant tous les contacts de votre liste de diffusion, ainsi que vos demandes de désinscriptions.

Il est en effet crucial de pouvoir gérer et centraliser toutes ces informations, en particulier si vous utilisez plusieurs plateformes et logiciels pour vos communications par email (comme par exemple pour l'envoi de newsletters). 

📖 Lire aussi :  6 conseils pour une newsletter simple et performante

Quelles sont les conditions pour prospecter par email auprès de particuliers ?

Si votre email a une visée commerciale

La personne que vous souhaitez contacter par email est déjà cliente de votre entreprise ? Vous n'avez alors pas besoin d'obtenir son consentement au préalable.

Cependant, le contenu de votre email doit être en lien avec le produit ou service que la personne a acheté chez vous.

Cela vous permet d'assurer une communication commerciale pertinente. 

Supposons qu'un client ait acheté un sac de terre végétale dans votre entreprise d'aménagement paysager. Vous pouvez lui envoyer des emails proposant des offres promotionnelles pour des accessoires liés à l'aménagement de jardins, tels que des plantes, des pots de fleurs ou des objets de décorations.  

Toutefois, vous ne pouvez pas lui envoyer des offres promotionnelles pour des produits qui ne sont pas en lien avec ses achats antérieurs, tels que des produits électroniques ou des vêtements, à moins que le client n'ait donné son consentement préalable pour recevoir des offres de ce type.

En respectant cette règle, vous montrez à vos clients que vous prenez en compte leurs intérêts et leurs besoins, et vous augmentez les chances qu'ils restent fidèles à votre entreprise.

Si votre email n'est pas commercial

Votre prospection emailing est à visée non commerciale ? Vous n'avez alors pas besoin d'obtenir de consentement au préalable.

La prospection non commerciale (caritative, par exemple), peut par ailleurs être vue comme une opportunité de toucher de potentiels futurs clients. 

Si vous offrez quelque chose gratuitement (un guide ou une invitation à un événement gratuit), vous pouvez contacter des particuliers en toute légalité, sans obtenir de consentement au préalable. 

S'ils s'inscrivent à l'un de vos services après avoir été prospecté, vous aurez ainsi collecté leur email avec en prime l'autorisation de les contacter, cette fois-ci pour des raisons commerciales.

Le conseil Simplébo

Pour respecter les obligations légales en matière de prospection, nous vous recommandons de bien veiller à mettre à jour les mentions légales de votre site internet professionnel.

Depuis son application, le RGPD impose en effet la présence, sur chaque site, d'une page complète détaillant le parcours et la gestion des données laissés par les visiteurs. 

📖 Lire aussi : 5 conseils pour la création d'un site internet vitrine efficace

Quelles sont les conditions pour prospecter par email auprès de professionnels ?

Prospecter des adresses professionnelles génériques

Les adresses professionnelles génériques du type "contact@", "info@" ou "marketing@" sont dites hors cadre, puisqu'elles ne contiennent pas de données personnelles.

Attention, ce n'est pas une raison pour contacter des entreprises en masse sans même avoir obtenu leur consentement, au risque de nuire à la délivrabilité de vos emails.

Vous risqueriez en effet d'apparaitre comme étant un "spam" (ou expéditeur indésirable).

Prospecter des adresses personnelles

Le principe ici est simple : la personne doit, au moment de la collecte de son adresse de messagerie, donner son consentement et être informée que son adresse électronique sera utilisée à des fins de prospection.

Cette personne doit également être en mesure de s’opposer à cette utilisation de manière simple et gratuite, en accédant à une page de gestion des préférences d'abonnements, par exemple : 

D'autre part, la CNIL précise que l'objet de la sollicitation doit être en rapport avec la profession de la personne démarchée, on parlera ici d'intérêt légitime.

Globalement, il s'agit de segmenter efficacement votre base de données pour apporter des propositions vraiment pertinentes à tous ceux que vous contactez.

La pertinence est donc la clé pour justifier les emails que vous envoyez à vos prospects !

Et voilà, vous savez maintenant quelles sont les spécificités et obligations légales pour la prospection par email.

Comme vous l'aurez compris, les obligations légales à respecter n'affectent pas la prospection par email à proprement parler, mais plutôt la gestion des données personnelles de vos prospects.

N'hésitez pas à nous présenter votre projet, les conseillers Simplébo vous accompagnent dans la tenue d'un site internet professionnel respectant les règles sur le traitement des données personnelles en vigueur.