Comment organiser un webinaire ?

Les professionnels indépendants, TPE ou PME ont de nombreux leviers pour promouvoir leur activité : l'organisation de webinaires en est un ! Découvrez comment profiter, vous aussi, de cette plateforme !

De nos jours, les leviers de présence en ligne sont nombreux et variés. Depuis quelque temps, on remarque que les webinaires (aussi appelé webconférences) se sont imposés comme un outil incontournable pour les professionnels indépendants, les TPE et les PME.

Ces derniers cherchent constamment à maximiser leur visibilité et à engager directement leur audience cible. Les webinaires, par leur nature interactive et leur capacité à diffuser du contenu à valeur ajoutée, répondent parfaitement à ces attentes.

Selon des statistiques récentes, le recours aux webinaires a connu une croissance exponentielle : 73 % des responsables marketing et commerciaux voient ces événements virtuels comme l'une des meilleures stratégies pour générer des prospects de qualité !

Il serait donc dommage de passer à côté de ce merveilleux support de communication (voire d'acquisition de nouveaux clients). Pour vous aider à en profiter, suivez nos 8 conseils clés pour vous aussi organiser un webinaire de qualité !

1. Définir l'objectif du webinaire
2. Choisir le bon sujet et le bon format
3. Planifier le webinaire
4. Assurer la bonne logistique de votre événement
5. Préparer le contenu du webinaire
6. Promouvoir le webinaire
7. Le jour-j : réaliser le webinaire
8. Assurer un suivi post-webinaire

Bon à savoir

Un webinaire, ou " webinar " en anglais, est un événement virtuel interactif qui permet à une audience de se connecter et d'assister à un contenu diffusé en direct par le présentateur. Il peut s'agir de formations, de démonstrations de produits, de conférences, etc. Tout se passe en virtuel et en vidéo, sans que les participants aient à se déplacer.

1. Définir l'objectif du webinaire

Comme pour n'importe quel support de visibilité (newsletter, post de réseaux sociaux, article de blog...), il est important de bien identifier un objectif clair pour votre webconférence. Avec cet objectif bien en tête, vous pourrez adapter votre contenu et cibler au mieux votre audience.

Quelques exemples d'objectifs associés à l'organisation d'un webinaire :

• Augmenter la notoriété de votre marque ou de vos services, et plus largement vous faire connaître sur Internet.
  
  
• Générer des contacts (ou prospects) intéressés par vos produits ou services.
  
  
• Établir votre entreprise comme une experte dans son domaine, partageant ses connaissances et ses conseils.
  
  
• Fournir une formation ou des informations précieuses à vos clients actuels pour renforcer leur fidélité.
  
  
• Lancer un nouveau produit ou service et expliquer en détail ses fonctionnalités et avantages.

Chacun de ces objectifs nécessite une approche sur mesure en termes de planification, de contenu, et de promotion de votre webinaire. Identifier clairement votre objectif principal vous permettra de concentrer vos efforts et de maximiser l'impact de votre événement en ligne.

2. Choisir le bon sujet et le bon format

Le sujet de votre webinaire est crucial pour capter l'attention de votre audience et s'assurer de sa participation active. Le sujet doit non seulement refléter les besoins et les intérêts de votre public cible, mais doit également mettre en avant votre expertise.

Une fois le sujet choisi, déterminez le format qui conviendra le mieux pour le présenter. Voici quelques options populaires :

• Le format de présentation classique, où un expert partage ses connaissances sur un sujet précis, souvent accompagné d'une séance de questions-réponses à la fin.
  
  
• Le panel de discussions ou interview, qui réunit plusieurs experts pour discuter d'un sujet, offrant ainsi différents points de vue et expertises. Cette formule encourage l'interaction avec l'audience à travers des questions.
  
  
• L'atelier ou le tutoriel, idéal pour les démonstrations pratiques ou pour enseigner une compétence spécifique. Ce format est très apprécié pour sa valeur éducative directe.
  
  
• Le cas d'étude, où une situation réelle est analysée pour en tirer des leçons. Ce type de webinaire est parfait pour montrer l'application pratique de théories ou de concepts.

En sélectionnant le bon sujet et le format le plus adapté, vous vous assurez non seulement de l'intérêt de votre audience, mais aussi de la mise en avant de votre expertise de manière authentique et engageante. Le choix judicieux de ces éléments est fondamental pour captiver votre public et faire de votre webinaire un succès.

3. Planifier le webinaire

La réussite d'un webinaire repose sur une planification méticuleuse qui comprend le choix de la date et de l'heure, ainsi que l'estimation de la durée de l'événement.

Choisir un moment où votre audience cible est la plus disponible peut significativement augmenter le taux de participation ! Prenez en compte les différents fuseaux horaires si votre public est international.

Quant à la durée, un webinaire efficace dure généralement entre 45 minutes et une heure : assez long pour couvrir le sujet en profondeur, mais assez court pour maintenir l'attention des participants.

Le conseil Simplébo

Qui de mieux que vos clients ou patients actuels pour vous aiguiller sur cette décision ? Ils sauront vous aiguiller pour toucher d'autres professionnels du même secteur au bon moment de la journée. N'hésitez pas à leur demander conseil !

4. Assurer la bonne logistique de votre événement

Tout bon webinaire qui se respecte se doit d'avoir un outil de qualité.

Vous avez besoin d'une plateforme fiable qui soutient vos objectifs et s'adapte à la taille de l'audience prévue. Recherchez des fonctionnalités comme les sondages en direct, les salles de discussion, et la possibilité d'enregistrer le webinaire. La compatibilité avec divers appareils et systèmes d'exploitation est également un critère important. Voici quelques exemples de bonnes plateformes pour un webinaire :

• Zoom
• GoTo Webinar
• Webex
• Livestorm
• ClickMeeting

De plus, préparez minutieusement les éléments techniques et assurez-vous d'avoir tous les outils nécessaires à portée de main : un micro de bonne qualité, une connexion internet stable, des diapositives ou supports visuels attrayants, et un environnement calme. Ces précautions peuvent paraître excessives, mais elles sont essentielles pour éviter les interruptions et garantir que votre webinaire se déroule sans encombre.

5. Préparer le contenu du webinaire

Le contenu est l'élément clé de votre webinaire. Il doit être pertinent, engageant et interactif pour retenir l'attention de votre audience. Bien souvent, le plus simple est de prévoir une présentation de diapositives (Google Slides, Keynote, PowerPoint...) que vous projetterez lors de votre événement.

Pour bien les préparer, veillez à y intégrer des éléments visuels parlants, des vidéos, des schémas ou des graphiques pour rendre votre présentation plus dynamique et captivante. Évitez de surcharger vos diapositives en texte, préférez des mots-clés ou des phrases courtes pour accompagner votre discours.

En préparant votre présentation, il est indispensable de bien penser à ce que vous allez dire. Pour créer un contenu engageant et interactif :

• Racontez une histoire : un excellent moyen de captiver l'attention de votre audience. Utilisez des anecdotes personnelles, des études de cas ou des exemples concrets pour illustrer vos propos.
  
  
• Utilisez des visuels : les images, les graphiques et les vidéos peuvent aider à rendre votre contenu plus attrayant et facile à comprendre.
  
  
• Posez des questions : pour impliquer votre audience dans la discussion. Vous pouvez utiliser des sondages en direct ou des sessions de questions-réponses pour encourager la participation.
  
  
• Soyez concis : évitez les longues présentations et les discours interminables. Gardez votre contenu court et précis pour maintenir l'attention de votre audience.
  
  
• Utilisez des appels à l'action : les appels à l'action peuvent encourager votre audience à prendre des mesures concrètes après le webinaire, comme s'inscrire à une newsletter ou acheter un produit.

6. Promouvoir le webinaire

Après avoir préparé et planifié votre présentation, vous devrez évidemment promouvoir votre futur webinaire pour avoir des spectateurs !

La méthode la plus simple reste d'avoir une vision multicanale, avec une promotion sur tous vos supports de communication. Voici quelques stratégies et astuces pour maximiser le nombre d'inscrits :

• Site internet professionnel
  
  • Reposez-vous sur votre site pour y promouvoir votre événement, par exemple avec des pop-ups, une page dédiée à vos webinaires, un article de blog...
  • Rendez la page d'inscription (landing page) irrésistible grâce à un titre accrocheur, détaillez les bénéfices de participer au webinaire, et utilisez des témoignages.
    
    
• Marketing par email
  
  • Envoyez des invitations personnalisées à votre base de données. Segmentez votre liste pour adresser des mails marketing adaptés à différents segments de votre public.
  • Programmez des emails de rappel à envoyer quelques jours puis quelques heures avant l'événement pour s'assurer que les inscrits n'oublient pas de se connecter.
    
    
• Réseaux sociaux
  
  • Utilisez des visuels attrayants et des messages engageants sur vos posts pour susciter de l'intérêt.
  • Utilisez des hashtags pertinents pour étendre votre portée au-delà de vos abonnés actuels.
  • Incitez vos followers à partager l'information sur leur propre réseau.
    
    
• Fiche d'établissement Google
  
  • Profitez des posts sur les fiches d'établissement pour mettre en avant votre webinaire.
    
    
• Partenariats et collaborations
  
  • Collaborez avec des intervenants ou des marques influentes dans votre domaine qui peuvent promouvoir l'événement auprès de leur audience.
  • Échangez des promotions avec des partenaires.

Le conseil Simplébo

La promotion de votre webinaire ne s'arrête pas à la date de votre événement ! Par la suite, vous devrez mener des actions de communication pour toucher les personnes qui n'ont pas pu participer ou attirer de nouveaux spectateurs pour la rediffusion. Vous pouvez partager l'enregistrement du webinaire sur vos réseaux sociaux, inclure des extraits dans votre newsletter, ou même organiser une seconde session en direct pour toucher un nouveau public.

7. Le jour-j : réaliser le webinaire

Le jour du webinaire est enfin arrivé, et il est temps de mettre en œuvre tout le travail préparatoire. Voici quelques conseils pour assurer la réussite de votre événement digital.

• Testez votre matériel et votre connexion internet avant le début du webinaire pour éviter les problèmes techniques.
  
  
• Préparez-vous à l'avance avec une liste de questions potentielles et réfléchissez à la façon dont vous allez y répondre.
  
  
• Démarrez à l'heure prévue et remerciez les participants d'avoir pris le temps de se joindre à vous.
  
  
• Utilisez un ton convivial et engageant tout au long de la présentation pour maintenir l'attention de votre audience.
  
  
• Encouragez la participation en posant des questions et en répondant aux commentaires dans le chat en direct.

Enfin, n'oubliez pas de remercier vos participants pour leur présence et de leur proposer des prochaines étapes, comme s'inscrire à votre newsletter ou rejoindre un groupe Facebook dédié. Cela vous aidera à entretenir la relation avec votre audience et à promouvoir vos futurs webinaires.

Dans la pratique

Si vous le pouvez, faites appel à l'un de vos collègues ou confrères pour animer un chat. En effet, pendant votre présentation, de nombreuses questions peuvent être posées par vos auditeurs. Répondre à toutes pourrait grandement retarder votre présentation. Notre conseil : laissez votre animateur se charger de la majorité et ne gardez que les questions les plus intéressantes pour y répondre en fin de webinaire. 

8. Assurer un suivi post-webinaire

Tout est fini, mais votre travail ne s'arrête pas là ! Un suivi efficace post-webinaire est crucial pour maximiser l'impact de votre événement sur votre audience et promouvoir vos futurs projets.

À la fin de votre webinaire, pensez à préparer un mail récapitulatif dans lequel vous pourrez :

• Remercier, une nouvelle fois, les participants.
• Partager les ressources du webinaire, par exemple, les diapositives ou le replay complet.
• Solliciter des retours pour identifier ce qui pourrait être amélioré.
• Encourager à l'action, en fonction de l'objectif initial de votre événement.

Et puis, si le cœur vous en dit, vous pourrez déjà penser à la planification de votre prochain webinaire ! Utilisez les retours de votre audience pour améliorer votre présentation et attirer encore plus de spectateurs à vos futurs événements.

À savoir

De nombreux professionnels intègrent les webinaires au sein de leur stratégie de contenu pour renforcer leur expertise et développer leur audience. À vous de savoir si c'est que vous souhaitez, et à adapter votre stratégie de contenu !

Les webinaires sont devenus un outil incontournable pour les professionnels souhaitant développer leur visibilité, partager leur expertise et interagir de manière significative avec leur audience. Cette stratégie, bien que potentiellement intimidante au premier abord, révèle son efficacité à travers une préparation méthodique, une promotion ciblée et un suivi consciencieux.

Simplébo, conscient des défis que cela représente, se positionne comme votre allié dans cette démarche. En combinant notre expertise en marketing digital à une approche personnalisée, nous sommes là pour vous aider à maximiser l'impact de vos webinaires !

Nous avons d'ailleurs nos propres webinaires axés sur la visibilité en ligne ! N'hésitez pas à vous y inscrire, nous nous ferons un plaisir de vous y accueillir.

On vous souhaite beaucoup de succès dans la préparation de vos webinaires !