Pourquoi et comment utiliser WhatsApp Business ?

Vous êtes à la recherche d'un outil de communication efficace pour échanger avec vos (futurs) clients ? WhatsApp Business est une solution ! Voyons ensemble comment vous approprier cet outil. 

Nul besoin de vous présenter l’application WhatsApp, outil de messagerie ancré dans le quotidien de nombreuses personnes, et principalement utilisée pour envoyer des messages privés à ses proches ou à des groupes. Mais saviez-vous que WhatsApp peut également être utilisée à des fins professionnelles ?

En effet, cette plateforme sociale peut absolument s'intégrer à une stratégie de communication intéressante pour votre activité ! Suivez cet article pour savoir pourquoi et comment vous approprier ce levier de communication.

Sommaire interactif :

• Qu’est-ce que WhatsApp Business ?
• L'intérêt du réseau social professionnel WhatsApp pour votre activité
• 11 étapes pour mettre WhatsApp Business en place

Qu’est-ce que WhatsApp Business ?

C’est en 2009 que WhatsApp voit le jour. L'application a alors pour but de remplacer les SMS traditionnels envoyés entre smartphones.

Elle est vite adoptée par les utilisateurs du monde entier et connaît un succès particulièrement fort dans les années 2010. Face à cet essor, le géant Facebook (aujourd’hui Meta) décide de racheter l’application pour une somme faramineuse.

S'ensuit différentes évolutions de l’application, dont celle qui nous intéresse aujourd’hui : WhatsApp Business.

WhatsApp Business est en quelque sorte un réseau social d'extension pour l’application originelle. Pensée pour les petites structures dans un premier temps, cette solution permet aux professionnels indépendants ou PME d’utiliser la force de WhatsApp pour le bien de leur activité.

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Elle permet de faciliter les échanges commerciaux entre une entité et ses prospects ou clients. Plusieurs fonctionnalités vous seront mises en avant à la suite de cet article, mais gardez en tête que WhatsApp Business est un réel moteur pour la gestion de votre service client !

À savoir

Comme nous vous le disions, WhatsApp Business a d’abord été créé pour les petites structures : WhatsApp Business App. Face à l’engouement de cette solution et aux besoins différents des plus grandes structures qui ont souvent des divisions spécialisées pour chaque service (dont le service support), WhatsApp Business Platform a vu le jour. Dans cet article, nous nous concentrerons sur la première solution réservée aux plus petites entreprises, plus proche de votre réalité.

L'intérêt du réseau social professionnel WhatsApp pour votre activité

Les fonctionnalités de WhatsApp Business

La réelle force de WhatsApp Business se trouve dans les fonctionnalités phares qu’elle propose. Penchons-nous sur chacune d’entre elles.

• Le Business Profile : il reprend toutes les informations pratiques de votre activité et constitue, en quelque sorte, la carte d’identité de votre entreprise sur l’App. Vous devez donc y renseigner le nom, l’adresse, les horaires d’ouverture, le lien vers votre site internet professionnel, etc.
  
  
• Un message de bienvenue automatique : il permet d'envoyer à toutes les personnes qui vous contactent un message de bienvenue automatisé. Un réel gain de temps !
  
  
• Les “Quick Replies”, ou réponses rapides, vous permettent de programmer pas moins de 50 réponses prédéfinies pour faciliter les échanges avec vos destinataires. Idéal lorsque l'on doit gérer plusieurs types de prospects ou de partenaires !
  
  
• Les étiquettes, de couleurs différentes, vous offrent, quant à elles, la possibilité de ranger les conversations ouvertes avec vos prospects ou clients. En fonction de votre activité, libre à vous de vous les approprier et de les utiliser de manière intelligente.
  
  
• Le catalogue constitue un atout majeur de WhatsApp Business. Directement relié à votre Business Profile, vous pouvez y intégrer votre catalogue de produits ou services directement dans l’application, ce qui permet de faciliter le processus d’achat, mais aussi de mettre en avant vos différents produits ou prestations.
  
  
• Enfin, des statistiques. Si vous utilisez cette solution pour votre service client ou support, vous aurez accès à un rapport complet vous permettant de voir le taux de messages reçus face à celui de messages envoyés, etc.

🔎 Voir aussi : La totalité des fonctionnalités proposées par WhatsApp Business App

Les avantages de WhatsApp Business

Les différentes fonctionnalités que nous avons énumérées constituent à elles-mêmes des avantages non négligeables, que ce soit pour votre propre organisation, que pour votre communication.

À vous donc de vous les approprier pour en faire ressortir le meilleur ! Mais vous vous en doutez, nous n’allons pas seulement vous exposer les avantages de cette solution uniquement par ses fonctionnalités : ils vont bien au-delà de ça !

• Rappelons déjà que WhatsApp rassemble à elle seule plus de 2 milliards d’utilisateurs actifs mensuels. En somme, en adoptant cette solution, vous êtes directement là où vos futurs clients sont !
  Il s’agit là d’un argument vraiment intéressant. En effet, vous vous rendez visible sur un réseau social utilisé au quotidien par de nombreuses personnes.
  
  
• Les personnes contactées seront plus enclines à utiliser cette solution déjà si familière. Parce que oui, même si vous utilisez WhatsApp Business, rien ne change pour les utilisateurs classiques : ils continuent d’utiliser la plateforme traditionnelle.
  
  
• WhatsApp Business vous offre aussi la possibilité de créer une réelle relation de proximité avec les utilisateurs. Ils seront plus familiers avec WhatsApp qu’avec un chat en ligne ou la rédaction d’un mail qui peut parfois sembler trop formel et froid. En utilisant WhatsApp, ils s’adressent à une vraie personne, et ont donc un échange humain.
  
  
• Il y a aussi un autre avantage de taille à utiliser WhatsApp Business : sa gratuité. Il serait dommage de passer à côté de ce média social ! Surtout si vous hésitez avec des solutions payantes qui n’offrent peut-être pas la même personnalisation.

À savoir

Sachez que vous pourrez associer votre compte WhatsApp Business à votre compte professionnel Facebook, pour envoyer les prospects qui proviennent de vos publicités directement sur WhatsApp. WhatsApp appartient aujourd'hui au groupe Meta : leur complémentarité est donc à utiliser !

11 étapes pour mettre WhatsApp Business en place

L'installation de l'application

• Installez l’application sur votre smartphone directement depuis l’Apple Store ou l’Android Store
  
  
• Ouvrez l’application et intégrez-y votre numéro de téléphone. Si vous avez déjà utilisé WhatsApp Messenger dans le passé à des fins professionnelles, l’application vous proposera automatiquement de synchroniser vos deux comptes. Sinon, insérez votre numéro de téléphone. Mais attention, veillez à utiliser un numéro de téléphone purement professionnel, pas votre personnel !
  
  
• Modifiez votre profil : intégrez votre nom d’entreprise, sa catégorie ainsi qu’une photo (votre logo est le meilleur choix pour être facilement reconnaissable)
  
  
• Vous voilà maintenant dans l’application. Cliquez ensuite sur l’onglet “Réglages” en bas à droite de votre écran, puis sur “Réglages Business”

À ce stade de la mise en place de votre compte professionnel, plusieurs onglets sont à remplir pour que votre profil soit complètement optimisé.

Personnalisation du profil

• Profil personnel : vous pouvez y changer le nom ou la photo de votre entreprise, mais également y rajouter une description, vos horaires d’ouverture, vos adresses mails, le lien vers votre site web, etc. En somme, c’est votre Business Profile présenté plus haut dans l’article
  
  
• Catalogue : c’est ici que vous pourrez mettre en avant vos produits et services. Suivez les différentes étapes proposées et vous pourrez tirer profit de cet onglet
  
  
• Lien court : ce lien sera à récupérer et à intégrer sur votre site, vos réseaux ou tout autre support pour que les internautes puissent démarrer une conversation avec vous !
  
  
• Les étiquettes : appropriez-vous les étiquettes de couleurs pour pouvoir directement trier vos futures conversations, pourquoi pas en suivant le parcours client de vos interlocuteurs ou pour toute autre situation (livraison, question, etc.) Vous pouvez tout à fait en rajouter à votre guise et personnaliser les couleurs au fil du temps.

Les outils de messagerie

Ces différents outils sont à remplir avec soin et sont entièrement personnalisables. Ici, nous allons les survoler, à vous ensuite de vous les approprier et les explorer en détail pour en tirer le meilleur parti.

• Message d’accueil : personnalisez ce message pour qu’il ait le meilleur impact possible ! Il s’agit du premier message reçu par vos interlocuteurs, alors formulez-le avec soin
  
  
• Message d’absence : ce dernier sera envoyé quand un internaute vous contacte en dehors de vos horaires d’ouverture (que vous aurez préalablement remplies dans votre Business Profile). Personnalisez-le à votre guise pour inciter la personne à reprendre contact avec vous rapidement
  
  
• Les réponses rapides : véritables leviers d’efficacité, les réponses rapides vous permettent de créer des raccourcis claviers pour envoyer les réponses les plus fréquentes. Vous pouvez en personnaliser 50, alors n’hésitez pas à y revenir plus tard avec du recul pour définir les types de réponses auxquels vous faites le plus appel. 

Votre compte professionnel sur WhatsApp est maintenant opérationnel : à vous de vous l'intégrer sur vos différents supports web et d'en tirer le meilleur !

Qui ne sauterait pas sur l'occasion d'utiliser un outil utile et performant quand ce dernier vous offre tant de possibilités en étant gratuit ?

C'est ce que vous pourrez tirer de WhatsApp Business. C'est l'un des meilleurs outils sur le marché pour créer un échange humain, instaurer un climat de confiance avec vos clients et optimiser votre stratégie de visibilité sur les réseaux sociaux !

Avec les différents avantages énoncés ainsi que les étapes précises à suivre pour installer l'application, vous avez les cartes en main ! Vous pourrez, par exemple, relier votre site internet professionnel à votre application WhatsApp pour que les échanges soient directement faits dessus.